Ofis otomasyonu, bir ofisin süreçleri ve metodolojiyi doğru bir şekilde yürütmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri geliştirmek, otomatikleştirmek ve dijital olarak kaydetmek için donanım ve yazılımın birleşimidir.
Ofis otomasyonu 40'ların sonunda doğdu, ancak 20. yüzyılın 70'lerinde gelişti. Ofislerdeki daktiloların yerini alan kelime işlemcilerin ortaya çıkışının kökeniyle çok ilgisi vardı.
Charles Simonyi, 1948'de Richard Brodie'nin işbirliğiyle Microsoft Office'in piyasaya sürülmesiyle ofis otomasyonunun yaratıcısıydı.
Kuşkusuz bu kavram her zaman ofis işleri ve onu gerçekleştirmek için kullanılan araçlarla ilgili ve atıfta bulunulmaktadır.
Çok yenilikçi bir değişiklik oldu. Bu anlamda, bu süreç ofis işlerini kolaylaştırmaya hizmet etti ve bunu gerçekleştirmek için yeni seçenekler de yaratıldı. O zamanlar esas olan manuel faaliyetler değiştiriliyordu ve bazıları otomatik hale getirildi.
İdari prosedürler, toplantı planlaması, İnternet'in tanıtılması, bilgisayarların kullanımı ve farklı işlemciler ve ofis bileşenleri, tüm görevleri düzene sokmak için merkezde yer alıyordu.
Ofis otomasyonunun temel araçları
Bunlar en öne çıkanlar:
- Metin işlemcileri: Ofis işlerinde yaygın olarak kullanılır.
- hesap makineleri: Tüm hesap süreçlerini kolaylaştıran bileşenler ve gerçekleştirilen görevlerle ilgili sayılar.
- Yazıcı yönetim programları: Şüphesiz, herhangi bir ofiste sanal belgeleri fiziksel belgelere dönüştürmesi gereken önemli bir nesne.
- Anlık mesajlaşma programları: Çalışanlar arasında iletişim kurmak ve anında bilgi iletmek için çok kullanışlıdır.
- veritabanları: Bir şirket, kuruluş veya proje ile ilgili verileri kaydetmek çok önemlidir.
- E-tablolar: Örneğin, faturaları kaydetmek veya güncel bir hesap yönetimi tutmak için yaygın olarak kullanılan bir şey.
- Faks makineleri: Yazıcılar gibi, faks makineleri de ofislerde yaygın olarak kullanılır, bazen her iki bileşen de aynı cihazda bulunur.
Ofis otomasyonu, ofis işlerinde büyük bir ilerleme olmuştur.
Ofis otomasyonu örneği
Excel, Word, PowerPoint gibi programlar çalışma biçiminde devrim yarattı. Bu programlar Office ofis paketine dahildir. Bu, Microsoft tarafından pazarlanmaktadır. Ancak buna benzer bir maliyeti olmayan ofis otomasyon paketleri de bulunmaktadır.
Ek olarak, elbette, bahsedilen cihazların geri kalanı süreçleri otomatikleştirmeyi ve ofis görevlerini yerine getirmek için daha çevik bir yöntem geliştirmeyi başardı.