Bir projenin yönetimi, bir amaca ulaşmak ve onu başarılı kılmak için araçlar veya teknikler de dahil olmak üzere bir dizi bilgiyi uygulamayı amaçlayan disiplindir.
Bu şekilde, asıl endişeniz meyve vermesidir. Bu nedenle iyi bir liderlik şarttır. Ne istediğimizi, nasıl istediğimizi, ne zaman istediğimizi veya bunu başarmak için ne anlama gelmemiz gerektiğini bilmeliyiz. Tabii bunu neden yaptığımızı, bir pazar ihtiyacının tatminini de unutmamalıyız.
Proje yönetimi ihtiyacı
Proje yönetimi, küreselleşen bir dünyada her zamankinden daha fazla gereklidir. Rekabetçi pazarlar, tüketici talepleri (çeşitli ve bazen öngörülemeyen) veya diğer rakiplerden gelen baskı, etkin ve verimli bir şekilde yönetmeyi gerekli kılmaktadır. Bu nedenle, bu yönü derinlemesine bilmek uygundur.
Yukarıdaki nedenlerden dolayı, bize bir projenin yönetimini nasıl gerçekleştireceğimizi öğreten bilimi incelemek tavsiye edilenden daha fazlasıdır. Sadece mühendisler, ekonomistler veya mimarlar değil, projelerle çalışan herkes onları doğru şekilde yönetmek için eğitilmelidir.
Bir projeyi yönetmenin beş aşaması
Her projenin, yönetmenin doğru yönetebilmesi için bilmesi gereken bir dizi aşaması vardır. Bunlar aşağıda gösterilenler olacaktır.
- Birincisi, ulaşılacak hedefleri belirlemektir. Belki de temel olan budur, ne istediğimizi bilmek. Ana hedef, en genel ve buna ulaşmaya yardımcı olan spesifik olanlar ayrıntılı olarak belirtilmelidir.
- Durumun analizi. İstediğimizi nasıl elde edeceğimizi bilmek için nereden başladığımız konusunda net olmalıyız. Güçlü ve zayıf yönlerimizi ve ayrıca çevrenin sunduğu fırsat ve tehditleri bilmeliyiz. Bir SWOT (veya SWOT) matrisi yardımcı olabilir.
- İzlenecek strateji. Bu, önceki bölümün sonucu. Neye sahip olduğumuz veya nelerde iyi olduğumuz ve o kadar iyi olmadığımız hakkındaki bilgiden yola çıkarız. Öte yandan, pazarın neler sunduğunu ve engellerin neler olduğunu biliyoruz. Şimdi yola koyulmalıyız ve bunun için uygun bir strateji seçmeliyiz.
- Bir kez seçildikten sonra gerçekleştirilmelidir. Bu aşama önemlidir, çünkü iyi olup olmadığımızı bilmek için bize geri bildirim sunacaktır. Son aşama için bize ilgili bilgileri sağlayacaktır.
- Geri bildirim. Stratejinin sonucunu bilmenin, başarılı olup olmadığımızı bilmenin zamanı geldi. Aksi takdirde, uygun düzeltici önlemleri uygulayabiliriz. Bu nedenle olası sapmaları hesaplamanın bir yolunun olması önemlidir.
Bir projenin yönetim planı
Bir projenin yönünün ne olduğunu, önemini veya ana aşamalarını zaten biliyoruz. Şimdi her şeyi bir belgeye, yönetim planına koyma zamanı, bunu yapmak neden önemli? Çünkü yazıldığı gibi inceleyebiliriz, yol gösterici olur ve herkese daha kolay iletilebilir. Rapor aşağıdaki bölümleri içerebilir.
- Planlama. Maliyetler ve beklenen getiriler gibi hedefi, programları ve ilgili tüm bilgileri oluşturmalısınız. Planın bu kısmı, projenin kapsamının bilinmesine izin verecek kısım olacaktır.
- Entegrasyon. Şimdi ekibin her bir üyesinin ne yapacağına karar vermelisiniz. Elbette onların öneri ve görüşleri dikkate alınmalıdır. Bu kısım başlangıç kısmı olacaktır.
- Son olarak, resmi kısım olacaktı. İçinde plan, genel yönetim tarafından diğer müdürlüklerle mutabık kalınarak gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır.
Proje yönetimi örneği
Bir proje yürütmek istediğimizi düşünelim. Öğrenciler tarafından yazılan ve ekonomi de dahil olmak üzere çeşitli akademik konularla ilgili bir dergi. Hangi aşamaların dikkate alınması gerektiğini görelim:
Şekilde gördüğümüz gibi, bir ilk aşama, ana ve yardımcı hedefler, derginin oluşturulması ve bunu nasıl yapacağımızdır. İkincisi, piyasada başka benzerleri olup olmadığını veya neye veya kimlere sahip olduğumuzu (işbirlikçilerimiz) bilmemizi sağlayacaktır. Üçüncüsü, izlenecek stratejiyi, onu nasıl oluşturacağımızı, hangi sunucuyu kiralayacağımızı vb. ayrıntılı olarak özetlemeliyiz. Dördüncü adım stratejiyi uygulamak, yazmaya başlamaktır. Beşincisi, neyi yanlış yaptığımızı görmek ve düzeltmek olacaktır.
Aslında bir projenin yönetimini gerçekleştirme aşamaları basittir. Zor olan bunları hayata geçirmek ve hepsinden önemlisi bu yolculukta başarılı olmaktır. Ancak hayattaki her şey gibi, bu da riskleri tartmak ve bizim için en iyisinin ne olduğuna karar vermek meselesidir.