RACI matrisi, bir projenin yürütülmesinde yer alan kişilerin her birine karşılık gelen sorumluluk derecesini atamak ve tanımlamak için kullanılır.
Sorumluluk tahsis matrisi olarak da bilinir. Amacı, bir projeyi gerçekleştirirken oluşan her kişinin üstlenmesi gereken farklı rol ve sorumlulukları belirleyebilmektir.
Sonuç olarak, bir projenin başlangıcında hazırlanması tavsiye edilir. Böylece başlangıçtan itibaren bir projeye katılan her kişinin üstleneceği rol ve sorumluluk açık ve nettir. Bu aynı zamanda tüm katılımcılar tarafından daha fazla işbirliğinin elde edilmesini sağlar.
RACI matrisinin adını oluşturan her harf ne anlama geliyor?
RACI matrisinin adı dört harften oluşur ve her harfin bir anlamı vardır. Her harfin anlamı şu şekildedir:
R harfi
Şüphesiz R, sorumluluğu kimin üstlendiğini gösteren harftir. Bu mektup, belirli bir görevi yerine getirmekten sorumlu olan kişinin rolünü tanımlar. Bu nedenle, tamamlanan ödevleri zamanında ve belirlenen şekilde teslim etme sorumluluğunu üstlenirsiniz.
A harfi
Benzer şekilde, A harfi kimin onayladığını belirler. Onaylayıcı olarak hareket edecek kişinin rolü, sorumlu kişi tarafından sunulan görevi kabul etmek ve onaylamaktır. Diğer bir deyişle onaylayan, çalışmanın gerekli şartlara göre yapıldığını tasdik eder.
C harfi
Kendi adına, C harfi kime danışıldığını gösterir. Genellikle, proje görevlerinin bazı yönleriyle ilgili görüş ve önerileri için danışılan bir konu ve görev hakkında uzman veya bilgilidirler. Dışarıdan, konunun uzmanı olduğu için projenin gerçekleştirilmesinde dikkate alınması gereken bazı yönler hakkında görüşüne başvurdu.
I harfi
Son olarak, I harfi kimin rapor vereceğini belirler. Bu kişilerin rolü, projenin parçası olan görevlerin evrimi ve gelişimi hakkında bilgilendirilmesi gereken her bireyi içerir. Görevler tamamlandığında da bilgilendirilmelidirler.
RACI matrisi oluşturmanın faydaları
Bir RACI matrisi yapıldığında elde edilecek başlıca faydalar şunlardır:
- Bir projede yer alan katılımcıların her birinin rolleri ve sorumlulukları açıkça tanımlanmıştır.
- Yapılması gereken görev veya işlerle ilgili olarak hesap verme sorumluluğunun kimde olduğunu belirlemek mümkündür.
- Projenin geliştirilmesinde yer alan kişiler, ekipler veya departmanlar arasındaki iş yüklerinin dengelenmesini sağlar.
- Projenin gelişimini başarıyla tamamlamak için gereken görevlerin ve çalışmaların gelişimi ve performansı hakkında kontrollü bir takip tutmayı kolaylaştırır.
RACI matrisi nasıl oluşturulur
Bir RACI matrisi geliştirmek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
Aşama 1
Öncelikle bir proje içerisinde yapılacak işler belirlenir ve matrisi oluşturan satırlar olarak yerleştirilir.
Adım 2
İkinci olarak, projenin geliştirilmesine dahil olan kişiler belirlenir ve matris formasyonu içinde sütunlar şeklinde yerleştirilir.
Aşama 3
Üçüncüsü, RACI matrisinin adını oluşturan kelimenin harfleri yerleştirilir. Her bir göreve her harf atanarak, her bir proje görevinin yürütülmesinde ilgili kişilerden kimin sorumlu olacağını, kimin onayladığını, kiminle görüşüleceğini ve kimin bilgilendirileceğini belirlemek mümkündür.
4. Adım
Son olarak tüm çalışmaların iyi dağılıp dağılmadığı, boşluk olup olmadığı ve tekrarların olup olmadığı tespit edilebilecektir. Bu, her şeyin iyi biçimlendirildiğini doğrulamak ve daha sonra sorunlardan kaçınmak için.
RACI matrisi uygulamanın avantajları ve dezavantajları
RACI matrisi uygulanarak bir proje yürütülürken elde edilebilecek avantajlar şunlardır:
1. Çevik ve basit bir iletişim süreci var
RACI matrisi, her bir kişinin oynaması gereken rolü ve işlevi net bir şekilde görselleştirmenize izin verdiğinden, iletişim genellikle daha basit ve daha hızlı olur. Bu, projeye dahil olan kişiler arasındaki iletişim sorunlarını ortadan kaldırmaz, ancak en aza indirir.
2. Verimliliği artırın
Açıktır ki bu, iletişim sorunlarını en aza indirerek zamanın daha iyi kullanılmasına katkıda bulunur ve bunun sonucunda verimlilik artışı sağlanır. Her görevin tamamlanma süresi kısaltılır ve bu, genel yürütme sürecini kolaylaştırır.
3. İşin doğru dağılımı
Ayrıca RACI matrisi, sorumlulukları ve işlevleri görselleştirmenize olanak tanır, böylece iş yükünün orantılı bir şekilde dağıtılıp dağıtılmadığı tespit edilebilir. Sorumlunun fazla iş yüküne sahip olduğunu tespit etmek mümkün ise proje uygulanmadan önce gerekli düzeltmeler yapılır. Yük ve sorumlulukların daha dengeli dağılımını sağlamak.
4. Beklentiler karşılandı
Gerçekten de, bu aracı uygularken, bir proje sonunda elde edilen sonuçlar, projenin başında beklenen sonuçlara çok benzer. Bunun nedeni, geliştirilmesi gereken tüm görevleri daha iyi kontrol edebilmenizdir. Ayrıca, her bir kişi, tüm proje yürütme sürecinde özellikle nelerden sorumlu olduğunu bilir.
Avantajları büyük ve sayısız olmasına rağmen, RACI matrisinin dezavantajları da olabilir.
- İlk başta uygulanması aşırı derecede karmaşık olabilir ve bu da anlaşılmasını olumsuz etkiler.
- RACI matrisinin harika bir araç olmasına rağmen, sadece onu oluşturmak yeterli değil, aynı zamanda ona uymak zorundasınız.
- Yukarıdakilere paralel olarak, matrise aşina olmayanlar için onu ilk kez oluşturmak pahalı olabilir.
- Bu tür planlama gerektirmeyen projeler olma olasılığı vardır, bu nedenle matrisin oluşturulması projeyi yönlendiren bir şeyden çok yavaşlatan bir şey olabilir.
Sonuç olarak, RACI matrisi her türlü projede uygulanabilecek çok kullanışlı bir araçtır. Gerçekleşmesine katılan tüm insanların rollerini ve işlevlerini belirlediğinden. Bu, projenin sonunda daha iyi kontrol ve daha iyi sonuçların elde edilmesini destekler.