Bilgi yönetimi, bilgiyi üretmek, iletmek ve uygulamak için sistematik, mantıklı ve organize bir düzeni izleyen bir süreçtir.
Temel olarak, kuruluşlara uygulanan bilgi yönetimi, bilgi ve deneyimlerin bir kişiden veya gruptan bir kuruluşun parçası olan başka bir kişi veya gruba aktarılmasıyla oluşur.
Bu nedenle bilgi yönetimi, bireysel ve kolektif deneyimleri aktaran kolaylaştırıcı bir sistemdir. Bu deneyimler, bir organizasyonda çalışan insan kaynağının bilgisinin bir parçasıdır. Amaç, bu bilginin şirket için bir katma değer haline gelmesini sağlamak ve diğerlerine göre sürdürülebilir bir avantaj elde etmesini sağlamaktır.
Çünkü bilgi her çalışana özel bir şey olarak düşünülemez. Bilgi paylaşılır ve şirket için önemli bir varlık haline gelir. Bilgiyi paylaşarak herkes onu kullanabilir ve bu da şirketlerin verimliliklerini ve üretkenliklerini artırmalarına olanak tanır.
Diğer bir deyişle bilgi yönetimi, şirketlerin pazara sattıkları ürün ve hizmetlere katma değerler katmalarını sağlar. Bu katma değer, kendilerini rekabetten önemli ölçüde farklı kılar.
Bilgi ile bilgi aynı şey midir?
Bilgi ve bilginin aynı anlama gelmediğini açıklığa kavuşturmalıyız.
1. Bilgi
Kuşkusuz bilgi, ilgi ve amacına göre yapılandırılmış bir dizi veriyi kapsar. Bilgi, bir kuruluşun parçası olan bir kişiye veya bir grup insana iletilen bir mesajdır. Bu mesaj, önerilen hedeflere ulaşmak için iletilir.
2. Bilgi
Oysa bilgi, genellikle iletilmesi zor olan bir bilgi kümesidir. Bu nedenle, bir dizi el kitabı, tablo, diyagram ve bunların iletilmesine yardımcı olacak diğer araçların kuruluş içinde geliştirilmesi gereklidir.
Öte yandan, bilgi sürekli gelişiyor. Onu kullanan insanlarla ve kuruluşun faaliyet gösterdiği çevreyle etkileşime girerek gelişir. Böylece bilgi sürekli olarak tamamlanır ve geliştirilir.
bilgi türleri
Temel olarak iki tür bilgi vardır:
1. Açık
Gerçekten de açık bilgi, belgeler, kurallar, kodlar ve normlar detaylandırıldığında bir dereceye kadar resmileştirmeye ulaşan bilgi türüdür. Bu da insan kaynaklarına kalıcı olarak sunulması gereken formasyona yönelik eğitimler ve kurslar ile aktarım sürecini kolaylaştırmaktadır.
2. zımni
Artık örtük bilgi, şirketin bir parçası olan her kişinin sahip olduğu ve edindiği deneyim ve becerilerle ilgili bilgidir. Herhangi bir şirket için yüksek derecede öneme sahiptir, ancak iletişim kurmak ve paylaşmak daha zordur.
Sonuç olarak, maddi olmayan bir varlıktır ve resmileştirilmesi zordur. Çünkü bir dizi inanç, değer, sezgi ve duyguyu içerir. Bu nedenle, duygulanımsal eylemler yoluyla dışsallaştırıldığı için onu kelimelerle resmileştirmek zordur.
Bilgi yönetimini kullanmanın faydaları
Bilgi yönetimini düzgün bir şekilde uygulayan kuruluşlar aşağıdaki avantajlardan yararlanır:
1. Yararlı ve ilgili bilgilere kolay erişim
Birincisi, doğru bilgi yönetimi uygulandığında, organizasyondaki herkes bilgiye hızla erişebilir. Bu bilgi faydalı ve alakalı.
Aslında, organizasyon içinde var olan bilgiye kolay erişime sahip olan herkes, kimlerin örtük veya anlaşılır bilgiye sahip olduğunu açıkça bilebilir. Ve açık bilginin, yani açık ve ayrıntılı olarak belirtilmesi gereken bilginin nerede bulunacağı bilinmektedir.
2. Zaman azaltma
İkincisi, bilgiyi uygun şekilde yöneterek, şirketlerin yeni ürünler geliştirmek için kullandıkları süreyi azaltmak mümkündür. Benzer şekilde, mevcut ürünleri iyileştirmek için daha az zamana ihtiyaç vardır. Ayrıca ortaya çıkan sorunların çözümünde geçen süreler en aza indirgenmiştir.
3. Maliyet azaltma
Üçüncüsü, genel olarak maliyetler azalır, çünkü tekrarlanan hatalarla ilişkili maliyetler ortadan kalkar. Süreçler hakkında yeterli bilgiye sahipseniz daha az hata yapılır ve şirketin verimliliği artar.
4. Güncel ve yenilikçi bilginin yönetimi
Son olarak, bilgi yönetimi doğru kullanılırsa, yararlı ve ilgili bilgiler sürekli olarak yenilenebilir. Bu, kuruluş çalışanlarının ele aldığı bilgilerin her zaman güncel tutulmasını sağlar. Aynı şekilde, bilgi her zaman yenilikçi olacaktır, böylece şirket meydana gelebilecek değişikliklere daha iyi yanıt verir.
Bilgi yönetiminin en önemli unsurları nelerdir?
Elbette bilgi, bir organizasyonun parçası olan insanlara veya insan sermayesine aittir. Ancak bilgi yönetiminde ilginin en önemli unsurları insanların sahip olduğu beceri ve bilgilerdir.
Genel olarak, bir şirketin insan sermayesinin sahip olduğu bilginin bir organizasyon için hayati ve belirleyici bir kaynak olduğunu hepimiz biliyoruz. Çünkü, yapılan iyi veya kötü kullanıma ve kullanıma, şirketin başarısı veya başarısızlığı bağlı olacaktır.
Elbette bu bilgi, organizasyonun know-how'ını oluşturmaktadır. Şirket, bu maddi olmayan duran varlıktan doğru bir şekilde yararlanmayı başarırsa başarıya ulaşabilir. Bu nedenle, bu bilgilerin şirketin bilgi sistemlerinde saklanması ve düzenlenmesi gerekmektedir.
Gerçekten de iyi yapılandırılmış bir bilgi sistemi olduğunda bu bilgiye hızlı ve verimli bir şekilde ulaşılabilir. Tüm bunlar, karşılaşılabilecek herhangi bir durumda veya sorunda karar vermeyi kolaylaştırır.
Bilgi yönetiminde kullanılan araçlar
Bilgi yönetiminde kullanılabilecek başlıca araçlar şunlardır:
- kurumsal eğitim: Çalışanların şirket dışında aldıkları her türlü eğitim ve çalıştayları kapsar. Bu bilgiyi almanın resmi bir sürecidir, böylece üniversitelere bile gidebilirler.
- Beceri yönetimi: Kurum çalışanlarının sahip olması gereken beceri ve tutumların belirlendiği ve yönetildiği stratejik bir modeldir. Bu, belirlenen hedeflere ulaşmak için
- Bilgi Yönetimi: Bilgileri sipariş eden ve organize eden bilgi sistemlerini ifade eder. Böylece ihtiyacı olan herkese kolayca ulaşır ve böylece karar verme süreci daha kolay olur.
- Organizasyonda öğrenme: Kolektif öğrenmeyi motive eder, böylece sürekli bir yenilik süreci oluşturulur. Hataların bir başarısızlık olmadığı, ancak hataların şirketin sürekli gelişimine yardımcı olduğu anlaşıldığında.
- Rekabetci zeka: Yeni iş fırsatları bulmak için piyasalarla iletişim halinde olmaktır. Aynı şekilde şirketin kendisini etkileyebilecek riskleri önceden tahmin etmesine ve daha uygun bir şekilde yüzleşmesine olanak tanır.
Sonuç olarak, bilgi yönetimi uygulamasının herhangi bir şirket için faydalı olduğu söylenebilir. Kuruluşun daha iyi stratejiler, uygulamalar, teknikler ve çözümler kullanmasına izin verdiği için. Kuruluşun verimliliğinde ve üretkenliğinde bir artışla sonuçlanır. Aynı şekilde, süreçleri standartlaştırarak karar verme iyileştirilir.
