Satınalma siparişi olarak da adlandırılan satınalma siparişi, alıcının satıcıdan mal talep ettiği bir belgedir.
Bu sayede ürün ihtiyaçlarımızı belgeliyoruz. Olağan olan şey, söz konusu siparişi sağlayabilmesi için bu belgeyi tedarikçiye göndermektir. Bunu fiziksel veya sanal olarak yapabilmek (e-posta veya web sitesi). Amaç, daha sonra irsaliyeyi bu siparişle karşılaştırabilmek ve olası olayları not edebilmek ve söz konusu siparişin şartlarını yazılı hale getirmektir.
Satınalma siparişindeki süreç
Öncelikle ihtiyaçlarımızı öğrenmelisiniz. Uygun tedarikçi seçildikten sonra sipariş verilir. Satıcı orijinali alır ve alıcı bir kopyasını tutar. Satıcı siparişi sunar ve ona karşı kontrol edilen bir teslimat belgesi ekler. Tedarik edilmeyen bir şey varsa, beklemede kalır.
Bu belge her iki taraf için de yararlıdır. Alıcı, giderin türünü veya miktarını kontrol edebilir ve bir ödeme tahmini yapabilir. Satıcı, farklı siparişlerini düzenleyebilir ve bir masraf tahmini yapabilir. Her iki durumda da yönetim programları ve hatta bir elektronik tablo yardımcı olur. Öte yandan, yasal amaçlar için, bir kez kabul edildiğinde, her iki tarafı da mutabık kalınan takasa taahhüt eder.
Belge içeriği
Normalde, bunlar genellikle bir irsaliyede istenen verilerle aynıdır, yalnızca antetli kağıtta "Sipariş siparişi" veya benzeri bir ifade görünür. Bunları aşağıda detaylandırıyoruz:
- Alıcı ve satıcı detayları. Her ülkenin vergi kimlik numarası çok önemlidir. Ayrıca vergi adresi.
- Siparişin verildiği tarih ve yer. Birincisi, özellikle tedarikçimizin onu tedarik etmesi için geçen süreyi kontrol etmek için önemlidir. Bu sayede stok kırılmalarını önleyebiliriz.
- Ürün adı ve referansı. Sipariş edilen miktar, fiyat ve olası indirimler, promosyonlar veya bonuslar da dahildir.
- Seçilen ödeme yöntemi, ayrıca varsa ödenecek şartlar ve tutarlar. Bu nokta hazinenin doğru yönetilmesi için önemlidir.
- Toplam tutar, olası ulaşım, sigorta veya benzeri masraflar ve esasen yetkili imza.
- Teslimat tarihi ve şekli. Bu noktada, teslimat sırasında müşteriye imzalanması için genellikle siparişe ekli bir teslimat notu gönderilir. Olası olaylar veya sağlanmayanlar da not edilmelidir.
Gerçek şu ki, bu katı gereksinimler bazen ticari ve güven ilişkisine bağlı olarak gevşetilir. Çoğu durumda, siparişler sözlü veya telefonla yapılır. Hatta bir sipariş belgesi olmadan e-posta yoluyla da talep edilebilir. Yine de, bu siparişlerin kontrolünün her zaman elinizin altında olması uygundur.
Bir sipariş belgesi örneği
Bir sipariş belgesinin ne olabileceğine dair bir örnek görelim. İçinde, söz konusu malların temini ile ilgili tüm gerekli verileri ve olası indirimleri ve masrafları görebiliriz. Ayrıca olaylar ve malı teslim alan kişinin imzası için ayrılmış alan.
Not: Yukarıda verilen veriler fabrikasyon verilerdir.
