İdari sürecin aşamaları planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontroldür.
Bu yazıda idari sürecin aşamalarını geliştirip açıklayacağız. İdari süreç kavramında belirtildiği gibi, aşamalar ve aşamalar arasında ayrım yapmalıyız. Mekanik aşama (planlama ve organizasyon) ve dinamik aşama (yön ve kontrol).
Her aşamayı sırayla anlamak çok önemlidir. Tüm aşamalar önemlidir ve birbiriyle ilişkilidir.
İdari sürecin aşamalarının ana hatları
Anlamayı daha da kolaylaştırmak için idari sürecin ana hatlarını hazırladık:
1. Planlama
Planlama, bir şeyin nasıl yapılacağını görmekten sorumlu olan bölümden oluşur. Yani, aşağıdaki gibi soruları yanıtlayın:
- Neyi başarmak istiyoruz?
- Hedefimize ulaşmak için ne yapmalıyız?
- Hedefe ulaşmak için sürecin her bir bölümünden kim sorumlu olacak?
- Her bir eylem ne zaman ve hangi koşullarda gerçekleştirilecek?
- Hangi kaynaklara ihtiyacımız var?
- Kaynakları nereden alabiliriz?
- Bu kaynakların maliyeti nedir?
- Ne tür aksilikler yaşayabiliriz ve ortaya çıkarlarsa bunları nasıl çözeceğiz?
- Öngöremediğimiz bir aksilik ile karşılaştığımızda ne yaparız?
Kısacası, başlamadan önce karar vermemiz gereken her şeyle ilgili. Plan yapmadan, amaçsızca koşacağız. Ve nereden bileceğiz, bir planımız yoksa çok hızlı koşmanın hiç önemi yok.
2. Organizasyon
Bir planlama yaptıktan sonra, organize etme zamanı. Bu, çok basit bir şekilde, görevleri dağıtmak içindir. Planlama aşamasında yanıtlamaya çalıştığımız tüm soruları bir şekilde anlamlandırın. İdari sürecin bu aşamasında çözülmesi gereken bazı sorular şunlardır:
- Görevleri hangi sırayla halledeceğiz?
- Her görevden kim sorumlu olacak?
- Görevleri birlikte mi yürüteceğiz yoksa her biri bir şeyden mi sorumlu olacak?
- Karar verirken demokratik olarak mı alacağız?
- Hiyerarşi yatay mı yoksa dikey mi olacak?
Bu sorular planlamanın bir parçası gibi görünse de, burada odak noktası kavramın anlaşılmasıdır. Yani her şeyin nasıl organize edildiğini belirleyen bir parçadır. Yani, çalışırken hangi organizasyonel ilkelere uyulur.
3. Adres
Yönetim, pek çok kişinin düşündüğünün aksine, tek bir kişiden sorumlu olmak zorunda değildir. Ayrıca bir yönlendirme grubu tarafından da çalıştırılabilir. Ancak, yürütülen işe yardım etmekten, müdahale etmekten, desteklemekten veya motive etmekten yönetim sorumludur.
Bu nedenle, örneğin, yöneticiler proje üyelerini etkilemekten sorumludur. Ya onlara yardım etmek, onlara alternatifler sunmak ya da organizasyonun farklı bölümleri arasındaki çatışmalardan kaçınmak.
4. Kontrol
Kontrol, özellikle sonuçların izlenmesi ve güvenilir metrikler aracılığıyla ölçülmesi olarak tanımlanır. Bu nedenle, kuruluş, belirlenen metriklere dayalı olarak, planlanan planın takip edilip edilmediğini görmek için faaliyetleri izlemeye çalışacaktır.
Örneğin, yıllık satış hedefinizin 10.000 olduğunu varsayalım. Planda, hedefe ulaşmak için Ocak ayında 1.000 satış yapılması gerektiği belirlendi. Bu ara hedeflerin takip edilip edilmediğini kontrol etmek, ana hedefe ulaşıldığını kontrol etmemize yardımcı olur.