Belge, bir olayın veya durumun özelliklerini yansıtan fiziksel veya sanal bir şekilde yazılı kayıttır.
Yani bir belge, bir olay veya durum hakkında kanıttır. Kağıda (veya karton gibi başka bir malzeme desteğine) yazılmış bir metin veya elektronik bir desteğe kaydedilmiş bir dosya olabilir.
İlgili bir gerçeği kaydetmek için bir belge kullanılabilir. Örneğin, bir kişi üniversiteyi bitirmişse, eğitim kurumundan aldığı tüm derslerin ve aldığı notların yazılı olduğu bir mektup isteyebilir.
Aynı şekilde, bir belge bir işin sonucu olabilir. Örneğin, bir araştırmacı kirliliğin dünya ekonomisine olası etkileri üzerine bir çalışma yaparsa, bu bir metne çevrilecektir. Bu akademik bir belge olacaktır.
En günlük ortamda, tüm insanlar, yetkililer önünde prosedürleri uyguladığımızda, göstermek istediğimiz gerçekleri desteklemek için belgeler kullanırlar. En yaygın olanı, kişinin ad, soyad, yaş, cinsiyet ve adres gibi tüm kişisel verilerini görüntüleyebileceğiniz kimlik belgesidir.
Bir belge oluşturmanın amacı, ilgilenilen konunun tanıklığını bırakmaktır ve daha sonra zaman içinde korunabilir.
Teknolojinin dijital belgelerde bulunan büyük miktarda bilgiyi kaydetmemize ve paylaşmamıza izin verdiği de belirtilmelidir. Bu, e-posta, bir pendrive ve hatta bulut kullanarak.
Belge türleri
Belgeler farklı kriterler altında sınıflandırılabilir. Örneğin, kaynağa bağlı olarak, aşağıdakilere ayrılabilirler:
- Birincil: Yazarın orijinal bilgilerini içerenlerdir. Örneğin, bir üniversitenin daha önce hiç çalışılmamış bir konuda yayınladığı bir tez.
- İkincil: Onlar bir şekilde değiştirilmiş olanlardır. Örneğin, tezin konusuna dönersek, ondan yapılmış bir özet olabilir.
- üçüncül: İkincil belgelerin işlenmesinden kaynaklananlardır. Örneğin, daha önce bahsettiğimiz tezin özetine dayanan bir gazete makalesi.
Benzer şekilde, bunları yayınlayan kuruluşun türüne bağlı olarak şunlar olabilir:
- izleyiciler: Kamu sektörü kuruluşları (Kamu İdaresi) tarafından ihraç edilenler.
- Özel: İlgili taraflarca tanınırlar, ancak yetkililer tarafından kabul edilmezler.
Ayrıca bazı belgelerin yetkililer nezdinde geçerli olabilmesi için yasallaştırılması gerektiğini de unutmamalıyız. Örneğin, bir vasiyet veya sözleşmeye atıfta bulunuyoruz. Bu şekilde, sözleşme taraflarından herhangi birinin uygunsuzluk olması durumunda, etkilenen taraf adli makamlar nezdinde talepte bulunabilir.
