Bir yönetici asistanının işlevleri, ofisteki bir idari işten elde edilen işlevlerdir. Müşteri hizmetlerinden bir şirketin belge yönetimine kadar uzanırlar.
Bir yönetici asistanının işinin birden fazla görevi vardır ve bir şirketin idari açıdan günlük faaliyetlerinin temelidir.
Çoğu zaman bu profesyonel pozisyon, bir şirketin yapısı içinde en düşük rütbeye ve maaşa sahip olan pozisyon olmasına rağmen, bu tür bir profil, bir şirketin seyri için birçok ve çeşitli temel işlevleri yerine getirir.
Çalışmaları için bir asistan, bir ofisin unsurları hakkında kanıtlanabilir bilgi ve becerilere sahip olmalıdır.
Özellikle önemli olan, belirli sektörler için (grafik tasarım, vektör, programlama, aktüerya bilimleri …)
Ek olarak, genellikle bu profilin her türden ofiste yaygın olarak bulunan bilgisayar ekipmanlarını veya varlıklarını işlemesi gerekir. Bunun örnekleri bilgisayarlar, fotokopi makineleri ve diğer belge işleme ve arşivleme ekipmanlarıdır.
İdari asistan işlevleri
Bir yönetici asistanı, bir şirketin gününe kadar çok sayıda görevi yerine getirir. Hepsi aşağıdaki gibi kategorize edilebilir ve bir dizi yeterlilik gerektirir:
- Yüz yüze müşteri hizmetleri: Asistan, halka açık olan ilk kişidir ve her şirketin tesislerinin müşterileri için bir filtre görevi görür.
- iletişim yönetimi: Bu profesyonel, telefon ve e-posta kişilerini düzenlemelidir. Bu işlevler için belirli profesyonellerin yokluğunda sosyal ağları veya web öğelerini koordine etmeniz de yaygındır.
- Belgelerin alınması, yönetimi ve gönderilmesi: İdari asistanların bagaj ve belge yöneticisi olarak hareket etmeleri ve bunları farklı departmanlara dağıtmaları yaygındır.
- Günlük yönetim görevleri: Çok sık olarak bu çalışanlar, çeşitli içerik türlerinin oluşturulması ve personel gündeminin hazırlanması gibi temel ofis otomasyon görevlerini yerine getirir. En belirgin olanları faturalandırma, muhasebe veya belge ve dosya yönetimidir.
- Üçüncü şahıslarla ilişkiler: Şirketler, tedarikçiler veya kamu düzenleyicileri gibi başkalarıyla iletişim kurmalıdır. Bu bilgi akışını akıcı tutmaktan genellikle yönetici asistanı sorumludur.
- Üst düzey personele veya denetçilere destek: Bir önceki noktada olduğu gibi, birçok asistan idari açıdan şirketin diğer alanlarına yönelik destek görevlerini yürütür.
yönetici asistanı pozisyonu
Bu tür profesyoneller, büyüklüklerine ve katıldıkları ekonomik sektöre bakılmaksızın her tür şirkette bulunabilir.
Aynı zamanda, muhalefet yoluyla erişimi olan hem özel hem de kamu şirketlerinde mevcuttur.
Yeni dijital ortamların gelişimi ve yeni telekomünikasyonun yükselişi sayesinde, bir yönetici asistanının profesyonel profili, gerçekleştirilmesi gereken yeni işlevler edinmiştir.
Bu, bir şirkette bu pozisyonu doldurmak için eğitim ihtiyacını etkilemiştir. Genellikle bu hazırlık, şirket yönetimi veya finans bilgisine yönelik profesyonel eğitim kurslarında düzenlenir.