Sıfır tabanlı bütçe, gider kalemlerini yeniden tahsis ederek daha fazla kârlılık ve verimlilik elde etmek amacıyla bir şirketin kaynaklarının ne kadar ve nereye tahsis edildiğini yansıtan bir belgedir.
Başka bir deyişle, sıfır tabanlı bütçe, normal bir bütçenin veya standart bir raporun ötesine geçer.
Verimsiz ve hatta gereksiz giderleri belirlememizi sağlayan bir finans ve muhasebe tekniğidir. Bu temelden hareketle, şirket için daha fazla olumlu etkisi olan gider kalemlerinin teşvik edilmesi amaçlanmaktadır. Nasıl? Değeri olmayanları azaltmak veya yok etmek.
Yaygın bir örnek, benzer giderlerin iki katına çıkmasıdır. Bir şirketin farklı sağlayıcılardan aynı anda iki internet hattı sözleşmesi yapmış olması da söz konusu olabilir. Bu senaryoda, iki sağlayıcıdan birini ortadan kaldırmayı ve bize aynı hizmeti en düşük fiyata vereni tutmayı düşünmeliyiz.
Sıfır tabanlı bütçelemenin aşamaları
Sıfır bazlı bütçenin hazırlanması sırasında, sonucun gerçekten beklediğimiz gibi olması için bir dizi adım izlenmelidir. Bu bütçenin şirketi genel olarak dönüştürmesi bekleniyor. Bu, giderlerin yeniden dağıtılması, bunun tüm seviyelerini ve departmanlarını etkileyeceğinden.
Daha sonra sıfır tabanlı bir bütçe yapma süreci şu şekilde yapılacaktı:
Bu şekilde, bu beş aşamaya dayalı olarak, organizasyonun tüm seviyelerinde pratik olarak kapsamlı bir şekilde bir değişiklik yapılabilir.
- Birincil hedef belirleme: Sıfır temelli bütçenin şirketimizde neyi başarmak veya geliştirmek istediğimizi varsaydığı işi geliştirmeye başlamadan önce net olmakla ilgilidir. Amaç, şirketin belirli bir düşük gelir aşamasını telafi etmek için giderleri azaltmak olduğunda bir örnek ortaya çıkar. Bu, şirketin yılın belirli mevsimlerinde daha iyi çalışan bir işletmeye sahip olması durumunda gerçekleşir. Buna güzel bir örnek yaz ve kış aylarındaki tema parklardır.
- Karar seviyelerinin tanımı: Bu aşama, şirketin farklı komut satırları arasında kurulan kontrol seviyelerinin tanımlanmasından sorumludur. Bunun için en uygun şey, birkaç satıra sahip olmak, ancak büyük bir iletişim akıcılığı ve neredeyse tüm seviyelerin tanımlandığını hissedebileceği bir varlıktır. Bir örnek, çok sayıda departmana bölünmüş büyük bir şirket durumudur. Aralarında iyi bir iletişimin olması ve aynı doğrultuda hareket edebilmesi için departmanların komutları ile şirketin genel komutları iyi tanımlanmalıdır. Böylece örneğin çeşitli departmanlarda var olabilecek problemler tespit edilip analiz edilebilir.
- Karar stratejilerinin geliştirilmesi: Bir veya daha fazla tanımlanmış hedef ve etkili karar seviyelerine dayanarak, her seviyedeki hedeflere ulaşmamızı sağlayan stratejiyi uygulamaya devam edeceğiz. Bir örnek, satılan ürün veya hizmetlere göre değişken bir şekilde ücretlendirilen iş sözleşmelerinde belirlenen asgari hedeflerdir.
- Stratejilerin yürütülmesi: Belirlenen hedeflere ulaşmak için organizasyonun tüm seviyelerinde geliştirilen stratejinin başladığı yer burasıdır. Bu aşamada şirketin hedefleri ve yeni gerçekliği test edilir ve süreci iyileştirmek için bazı değişiklikler yapılır. Örnek teşkil edebilecek bazı durumlar, bir orta yönetimin, hedeflerin sorumlu personelinin yeteneklerinin üstünde veya altında olduğunu düşündüğü durumlardır. Sonuç olarak, elde edilecek minimum yük azaltılacak veya artırılacaktır.
- Süreç incelemesi: Sürecin bu son aşamasında, hedeflere, sürelere ve stratejinin geliştirilme şekline ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir. Bununla, örneğin meydana gelebilecek kusurları belirlemek isterler. Biraz sık görülen bir durum, belirli genel giderlerin belirli faydalarını veya varış noktalarını belirlemeden birikmesidir. Bu şekilde, çalışanlar için kahve alımından ofis için folyolara kadar tedavi edilebiliyor. Bu giderleri tanımlamak, şirketin ihtiyaçlarını ve sürecin nasıl iyileştirilebileceğini analiz etmemizi sağlar.
Bu nedenle, süreç beş aşamadan oluşsa ve her biri bir öncekini gerektirse de, iş modeline ve ihtiyacına bağlı olarak, daha da fazla aşamaya uyarlanabilir.
Sıfır tabanlı bütçelemenin avantajları ve dezavantajları
Sıfır tabanlı bütçenin çok fazla çalışma gerektirdiği ve şirkette işlerin yapılma şeklini etkilediği göz önüne alındığında, aşağıdakiler, uygulanmasının ve uygulanmasının gerektirebileceği güçlü ve zayıf yönleri ortaya çıkaracaktır:
Ancak sürecin doğru yapılmasıyla avantajların dezavantajlardan daha ağır bastığı düşünülürse sıfır tabanlı bir bütçenin benimsenmesi her düzeyde kârlıdır.
Diğer bir deyişle, sürecin her bir aşamasını başarıyla tamamlayarak şirket, belirli bir verimsizlik ve belirsizlik durumundan, belirli hedefler belirleme, sıkı bir bütçe ve kaynakların yeniden tahsis edilmesi durumuna geçer. Bu, şirketi ekonomik olarak daha sürdürülebilir hale getirecektir.
Sıfır tabanlı bütçeleme örnekleri
Sıfır tabanlı bir bütçenin gerçekleştirilmesinin bir şirkette belirli dengesizliklerin veya sorunların tespit edilmesine yol açtığı durumlar aşağıda açıklanacaktır:
- Masrafların çoğaltılması: Mükerrer giderleri belirleyin, yani aynı hizmeti veriyorlar ve bunu sağlayan tek bir şirket bizim için yararlıdır. Örnekler telefon, benzer yazılım abonelikleri, aynı nitelikteki ürünlerin satın alınması vb.
- Gereksiz veya gereksiz harcamaların belirlenmesi: Sıfıra dayalı bütçe sürecinde hiçbir anlam ifade etmeyen gider kalemleri bulabiliriz. Örnekler, herhangi bir yere seyahat etmeden çalışanlar için ödenek harcamalarıdır.
- gider tahmini: Aşırıya kaçmadan şirketin ihtiyaçlarına göre harcama yapmaya çalışıyoruz. Bu, örneğin, kaynak tahsisini yaz dönemine göre uyarlaması gereken mevsimlik işletmelerde olur. Bir örnek, bir restoran için dondurma alımının kışın olduğundan daha fazla yaz aylarında yapılmasıdır.
- Oranlara göre gider dağılımı: Tüm departmanların kendi özel tahsisi olmasına rağmen, kendisine yapılan yatırımda en yüksek ROI'ye sahip olan departman, ona yapılan yatırımı artırmak için en karlı olacaktır. Bu tür bir vizyona büyük ölçüde dayanan bir departman pazarlama departmanıdır.
Bunlar şirketlerde bulunabilecek durumlardan bazılarıdır. Sektöre, kuruluşun büyüklüğüne ve iş modeline bağlı olarak, sıfır tabanlı bütçenin hazırlanması sırasında bir veya diğer iyileştirme veya düzeltme noktaları bulunma eğiliminde olacaktır.
Varsayılan maliyetler
