Muhtıra, belirli bir konuda doğrudan ve özlü bir şekilde belirti veya bilgilerin verildiği bir belgedir. Bu, örneğin bir ticari organizasyon çerçevesinde.
Diğer bir deyişle, bir memorandum, bir departman üyelerinin veya tüm organizasyonun, örneğin önümüzdeki birkaç gün içinde gerçekleşecek bir olay veya bir yönetim kararı gibi belirli bir konu hakkında bilgilendirilmesini sağlar. İç organizasyonel iletişimin bir aracıdır.
Bir muhtıranın resmi bir belge olduğunu aklımızda tutmalıyız, bu nedenle yazımında kullanılan dil de resmi olmalıdır.
Not kelimesi Latince fiilden gelir. hatıra, yani hatırlamak.
Bu tür bir belgenin bir başka özelliği de genellikle numaralandırılmış olmasıdır. Böylece belirli bir kod alırsınız.
Ek olarak, muhtıra genellikle tek yönlü bir iletişim türüdür. Yani bir gerçek bildirilir, ancak örneğin bir mektupta olduğu gibi bir yanıt beklenmez.
Son derece önemli bazı gerçeklerin aktarıldığı diplomatik alanda kullanılan bir belge türünden bahsettiğimizi de belirtmekte fayda var. Aynı şekilde, bir kişinin yakın gelecekte hatırlaması gerektiğini düşündüklerini yazdığı bir not defterine bir not defteri denir.
Bir notun öğeleri ve bölümleri
Bir memorandumun unsurları aşağıdaki gibidir:
- Sorunun yeri ve tarihi.
- Alıcının veya iletişimin yönlendirildiği bölüm veya alanın adı (ve varsa iş unvanı).
- Konu veya konu.
- Metin gövdesi.
- Gönderici Detayları.
Alıcının/alıcıların ne tür bir belge aldıklarını bilmeleri için başlıkta memorandum kelimesinin yerleştirilmesinin tavsiye edildiğine dikkat edilmelidir.
Örnek not
México, D.F. 14 Aralık 2020
5961 No'lu Muhtıra
Kime: Ekonomi bölümünün editörleri.
Konu: Eğitim kursu.
Ekonomi bölümünün tüm editörleri, 16 Aralık'ta Boardroom'da 03:00-16:00 saatleri arasında gerçekleşecek olan yeni dijital pazarlama ve SEO araçları eğitimine davetlidir.
Katılım zorunludur. Editörün planlanmış bir röportajı veya konferansı varsa, eğitimlerini daha sonraki bir tarihte planlamak için bölüm editörü ile koordine edin.
İçtenlikle,
Eduardo Camacho.
İnsan Kaynakları Yöneticisi.