Bir projenin organizasyonu, şirketin insan kaynaklarının en uygun görevlerde gruplandırılmasını sağlayan faaliyettir. Bütün bunlar, ortak bir hedefe ulaşmak için.
Dolayısıyla bir projenin organizasyonu, insanları organize etmekten, niteliklerine göre belirli projelere atamaktan ibarettir.
Genellikle bu görevi gerçekleştiren proje yöneticisidir. Aynı şekilde gerekli kaynakları da etkin ve verimli bir şekilde yönetmelisiniz. Bu şekilde, yönetim ve organizasyon yakından bağlantılıdır.
Proje düzenlemenin önemi
Bir projeyi verimli bir şekilde yürütmek için uygun şekilde organize edilmesi gerekir. Basit gibi görünen bu durum şirketlerde yaygın bir sorundur. Tam olarak ne istediğimizi ve onu elde etmek için kaynakları nasıl kullanacağımızı bilmiyorsak, organizasyon başarısız olacaktır. Dolayısıyla iyi bir organizasyonun önemi.
Yukarıdaki nedenlerden dolayı, proje yöneticilerinin eğitimi bu yönü içermelidir. Onları daha sonra yönlendirebilmek için nasıl organize edileceğini öğretmek esastır. Her görevde farklı kaynakların doğru dağılımını gerçekleştirmenin bir yolu iyi bir organizasyon planıdır. Bir sonraki bölümde nelerden oluştuğunu göreceğiz.
Bir proje düzenleme planı
Yönetim planı, şirket tarafından yürütülen tüm faaliyetlere odaklanır, ancak organizasyon planı her şeyden önce insan faktörü üzerinde durur. Çünkü esas olan her insanı en uygun göreve yerleştirmektir. Bu nedenle, aşağıdaki adımları izlemeniz önerilir:
- Her şeyden önce, kime sahip olduğumuz konusunda net olmalıyız.: Güçlü ve zayıf yönleriyle insan kaynaklarının bir envanterini çıkarmalısınız. Çünkü onları en uygun pozisyona atamak için her birinin nelerde iyi olduğunu bilmemiz gerekiyor.
- Öte yandan, görevlerle aynı şeyi yapmanız gerekir.: Proje en küçük parçalarına bölünmelidir. Bu, ilgili personelin geri kalanının onayını gerektirir. Onlara sahip olduğumuzda, her iki değişkenli bir çift giriş tablosu oluşturabiliriz.
- Üçüncüsü, her kişiye görevi atanmalıdır: Bunun için her aktivite için en uygun olanın kim olduğunu bilmeliyiz. Burada akademik geçmişinizi, mesleki deneyiminizi ve tabii ki işteki kişisel motivasyonlarınızı dikkate almalısınız. Bu noktada Macar yöntemi gibi bir görev atama tekniği kullanılabilir.
- Son olarak, tamamlama süreleri, olası gecikmeler için ödenekler ve uygun bir kontrol şekli belirlemek gerekir.Böylece, her bir görev yerine getirildikten sonra, planlanandan sapmalar olup olmadığı görülebilir. Aşağıda göreceğimiz gibi, bu adımda bir organizasyon şeması gereklidir.
Bir projenin organizasyonunda organizasyon şeması
Organizasyon şeması nedir? Organizasyon şeması, bir şirketin yapısını gözlemlemenizi ve kimin kim olduğunu bilmenizi sağlayan bir grafiktir. Proje yöneticisi, mevcut çalışanlar hakkında derin bir anlayışa sahip olmalıdır, amacı organize edebilmek ve aynı zamanda düzgün bir şekilde yapabilmek, görevleri ve bunları yerine getirmekten sorumlu olanları.
Bu anlamda, otoritenin net olduğu ve karar almanın merkezi olduğu durumlarda dikey, hiyerarşik veya doğrusal organizasyon şemalarımız vardır. Öte yandan, daha bulanık bir yetkiye sahip şirketlerde yatay veya dairesel olanlarımız var. Ayrıca, süreçleri bilmemizi sağlayan analitik veya organizasyonu süreçlere veya projelere göre yapılandırmaya yarayan matris gibi başka türlerimiz de var.
Bir proje düzenleme örneği
Bir proje yürütmek istediğimizi düşünelim. Proje, bir şirketin kurulmasına ve kurulmasına dayanmaktadır. Örneğin, bilgisayar mühendisliğinde bir danışmanlık firması.
Her şeyden önce, yönetmen projenin tanıtım ortaklarıyla görüşür.
- Bir yandan, ulaşılacak hedefleri ve gerekli görevleri birlikte hazırlarlar. Bütün bunlar yazılı ve mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. İlginç bir teknik, akla gelen tüm fikirleri söylemeyi ve ardından onları filtrelemeyi içeren "beyin fırtınası" olarak adlandırılır.
- Bundan sonra, organizatör ekibi dışında kimlerimiz olduğunu bilmelisiniz. Birincisi, yapacakları görevler ve ikincisi, işe alacağımız çalışanlar. Ayrıca teklif edeceğimiz sözleşme türlerini ve alacağınız ücreti de bilmelisiniz.
- Bir sonraki adımda, görevlerin dağıtılmasının zamanı geldi ve yukarıda bahsedilen Macar yöntemi yardımcı olabilir. Bilgisayar hizmetleri, tasarımdan programlamaya ve nihai sonuca kadar bir süreç gerektirir. Bu nedenle, her bir sürecin kritik yollarını bulmayı sağlayan PERT diyagramları kullanışlı bir araçtır.
- Son olarak, bir proje organizasyon planı geliştirmelisiniz. Bu, yukarıdakilerin tümünü yazılı hale getirmekten ibarettir. Ayrıca geri bildirim yoluyla kontrol yolunu ve sapmaları nasıl düzelteceğimizi belirleyeceğiz. Bütün bunlar, öngörülemeyen olaylar için yeterli bir acil durum planını unutmadan.