İdari süreç, amacı bir şirketin veya kuruluşun amaçlarına mümkün olan en verimli şekilde ulaşmak olan bir dizi aşamadır (planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontrol).
Daha basit bir deyişle, idari süreç, önerilen hedeflere ulaşmamıza yardımcı olacak bir dizi aşamadan oluşur. İdari süreç süreklidir. Her aşamayı yapmakla ilgili değil ve her şey orada bitiyor. Bir döngü bitince diğerine geçilir. Normalde şirketin genel amacı, belirli amaçları ve hatta küçük projeler için kullanılır.
Henri Fayol, idari sürecin yaratıcısıydı. Ondan idari süreci oluşturan 4 aşama ortaya çıkar:
- Plan yapmak.
- Düzenlemek.
- Öncülük etmek.
- Kontrol.
Fayol için bu dört aşama, iyi bir yönetimsel yönetim için gerekliydi. Her yönetim ekibi bunlara hakim olmalı ve herhangi bir proje için bunları hesaba katmalıdır. Ancak Fayol'un fikirlerinde asla aşırılık olmadı ve esnekliğe ve adaptasyona nasıl yer bıraktığını çalışmalarında okuyabilirsiniz. Böylece, klasik yönetim teorisinin takipçileri, son on yılda doğan farklı şirket türlerine idari süreci tamamlamakta, geliştirmekte ve uyarlamaktadır.
Bir şirketin amaçlarıİdari sürecin kökeni
İdari sürecin kökenini Henry Fayol'a borçluyuz. Fayol, 50 yıllık bir maden şirketinin yöneticisi olarak 1916'da "Administration Industrielle et Générale" adlı kitabını yayınladı. İspanyolca'da "Endüstriyel ve Genel Yönetim"e benzer bir şey olurdu.
Bu kitapta, deneyimlerine dayanarak tüm teorisini geliştirdi. Fayol, çalışmasında yönetimin farklı düzeylerinin, idari fonksiyonların ve doğru yönetilmesi gereken ilkelerin bir listesini vurguladı.
Ancak, tüm çalışmalarının en çok tanınanının ilkeleri olduğunu belirtmekte fayda var. Uygun yönetim için özellikle 14 ilke.
İdari sürecin özellikleri
Bir idari sürecin, onu geliştiren şirkete bağlı olarak çok sayıda özelliği ve özelliği vardır, en yaygın olanlarından söz ediyoruz:
- Birbiriyle ilişkili dört aşamadan oluşur.
- Onunla ulaşılacak tüm hedefleri kapsamalıdır.
- Sürecin bir parçası olacak tüm işçiler aynı konuda bilgilendirilmelidir.
- Amacı, idari sürece dahil edilen eylemlerin her birini mümkün olduğunca optimize etmek için bir yol haritası oluşturmaktır.
- Özelliklerine bakılmaksızın herhangi bir şirket tarafından kullanılabilir.
- Önceden belirlenmiş bir zaman ufku ile gerçekleştirilir. Bu şekilde, koşullara uyum sağlamak için bir miktar esneklik sunar.
İdari sürecin aşamaları
Tanımda, idari sürecin bir dizi aşamadan oluştuğunu söyledik: planlama, organizasyon, yönlendirme ve kontrol. Bu bölümde bunları geliştirip açıklayacağız. Elbette öncelikle bu iki fazın nasıl ayrıldığını bilmekte fayda var:
- Mekanik aşama: Mekanik aşama, planlama ve organizasyondan oluşur. Bunun sürecin statik bir parçası olduğunu söyleyebiliriz.
- Dinamik aşama: Dinamik aşama ise yön ve kontrolden oluşur. Bu anlamda dinamik kelimesi hareketi ifade eder.
Yani, bir kez planlayıp organize ettiğimizde, yürütmeli ve işe koyulmalıyız.
Her durumda, mekanik ve dinamik arasında ayrım yapmaktan daha önemli olan, onu oluşturan farklı aşamaları bilmektir:
- Planlama: Yapılması gereken görevleri planlamaya çalışın ve daha sonra yürütülecek ilgili soruları çözün.
- Organizasyon: Buradaki fikir, her bir görevden kimin sorumlu olacağını, projenin yürütülmesinde hangi sırayla ve hangi yapıya sahip olacağını görmektir.
- yön: Yönetim sadece göndermekten sorumlu değildir, aynı zamanda hedeflere ulaşılmasında ortaya çıkan herhangi bir çatışmaya yardım etmek, desteklemek ve müdahale etmekten de sorumludur.
- Kontrol: Kontrol, en büyük hedeflere ulaşılacağını izlemenize izin veren güvenilir ölçümlerin izlenmesine dayanır.
İdari sürecin aşamalarını ayrıntılı olarak görün
İdari sürecin önemi
İdari süreç, bir şirketin yönetiminde temel bir rol oynar. Yönetim tarafından belirlenen hedeflere ulaşmak için belirli bir süre boyunca izlenmesi gereken yol haritasını varsayar.
Bu şekilde, idari süreç içinde oluşturulan tüm aşamaları takip etmek, önerilen hedeflere ulaşma konusunda kuruluşun verimlilik derecesini artırmasını sağlayacaktır. Bu süreç, tüketilen kaynakların sayısında bir azalma anlamına gelecektir. Bu nedenle, tasarruf edilen bu kaynaklar, şirkete faydalı olan diğer eylemler için kullanılabilir.
İdari sürecin öne çıkarabileceğimiz avantajları arasında aşağıdakileri vurgularız:
- Şirketin her zaman gelecek planlaması yapmasını sağlar.
- Olası senaryoların her birinde gerçekleştirilecek eylemler öngörülecektir.
- Belirli bir şirketin kısa, orta ve/veya uzun vadede sahip olduğu hedefleri açıkça ortaya koyar.
- Kaynaklar maksimuma optimize edildi
- Daha önce düşünülmeyen gereksiz harcamalardan kaçının.
- Ekip üyeleri arasındaki koordinasyonu geliştirdiği için verimliliğin artmasına neden olabilir.
Son olarak, mükemmel tasarlanmış bir idari sürecin, yöneticilerin planlarını bozan olayların ortaya çıkmasını engelleyeceği belirtilmelidir. Sonuç olarak, şirketin işleyişine zarar veren kararlara yol açabilecek doğaçlama önlemlerin sayısı azalacaktır.
İdari süreç örneği
Örneğin, dağcı olduğumuzu varsayalım. Hedefimiz dünyanın en yüksek beş dağının zirvesine ulaşmak. Hedef açık, ancak hedeflerimize mümkün olduğunca güvenli bir şekilde ulaşmak için bir sürece ihtiyacımız var. Yani sağlığımızı riske atmadan.
Bu nedenle nihai hedefimize ulaşmak için bir sürece ihtiyacımız olacak: beş zirveye ulaşmak. Her zirve farklı olsa da, sırayla her zirveye (ara hedefler) ulaşmak için bir dizi aşama izleyeceğiz. Hedeflere ulaşmada yaygın olan bu aşamalar dizisine idari süreç diyoruz.
Bu anlamda hedeflerine ulaşmak isteyen her şirket veya kuruluş idari bir süreç uygulamalıdır. İdari süreç olmadan, önerilen hedeflere ulaşmak çok zordur. Neredeyse imkansız. Hiçbir şey planlanmadan, eğitim almadan ve her şey kontrolden çıkmadan Everest'e tırmanmayı hayal edebiliyor musunuz? Aynı şey iş hayatında da oluyor.