Proje planlaması, gerçekleştirilecek farklı görevlerin ve bunları gerçekleştirmek için gerekli kaynakların sistematik bir organizasyon sürecinden oluşur.
Bu nedenle bir proje planlamak, bir projenin tüm aşamaları için bir eylem planının yürütülmesinden oluşur. Bu anlamda, bir dizi adımın gerçekleştirilmesini gerektirdiği için sistematik organizasyondan bahsediyoruz. Ek olarak, sonuçlara ulaşmak için neye sahip olduğunuzu veya sahip olabileceğinizi bilmeniz gerekir.
Proje planlaması neden önemlidir?
Beklemediğimiz bir şey ortaya çıktığında doğaçlama yapmak bir seçenek olabilir. Ancak, bir projeyi yönetirken bunu yapmak iyi bir fikir değildir. Basit görünebilecek süreçler olduğu doğru olsa da, çoğu büyük karmaşıklık içerir. Bu nedenle, onları planlamak önemli bir faaliyet haline gelir.
Bu nedenle, ne istediğimiz ve bunu nasıl başarmak istediğimiz konusunda net olmalıyız ki bir hata yaparsak düzeltici önlemler alabilelim. Bir fikir, yeni bir üretim biçimi, teknolojik bir ilerleme veya başka bir proje geliştirmek istediğimizde iyi bir plana sahip olmak çok önemlidir.
Proje planlaması nasıl yapılır
Ardından, bir projeyi doğru bir şekilde planlamak için izlememiz gereken adımları göreceğiz. Buna karşılık, bunların önemli olduğunu bilmeliyiz çünkü faaliyetleri ve her birine ayırdığımız zamanı yapılandırmamıza izin verirler. Aynı şekilde planın da bir projenin gerçekleşmesindeki aşamalardan biri olduğu gerçeğini gözden kaçırmamalıyız.
- İlk ve en önemli şey tam olarak ne istediğimizi bilmektir.: Proje kapsamını tanımlamanız gerekir. Bunu yapmak için, elde etmek istediğimiz şeyin tüm ayrıntılarını bilmeliyiz.
- Öte yandan, bir önceki adımın tamamlayıcısı olarak fizibilitenin analiz edilmesi gerekmektedir.: İyi bir fikir, uygulanabilir değilse işe yaramaz. Bu, projenin uygun koşullarda yürütülebilmesi gerektiği anlamına gelir.
- Ayrıca, bütçemizin ne olacağını ve hangi kaynaklara (insan dahil) sahip olacağımızı bilmek önemlidir.: Projenin bu aşaması yatırımcılar, ortaklar, işbirlikçiler ve hatta çalışanlar bulmanızı sağlayan aşamadır.
- Öte yandan, farklı iş süreçlerinin detaylandırılması gerekmektedir.: Bu üçüncü adım, projenin nasıl başlatılacağını önermeyi ifade eder. Görevlerin veya faaliyetlerin ne olacağını ve nasıl gerçekleştirileceğini tanımlamanız gerekir. Ne kadar çok ayrıntı eklersek o kadar iyi.
- Sonuçların değerlendirilmesi: Şimdi proje sonuçlarının nasıl gözden geçirileceğini ve değerlendirileceğini açıklamak gerekiyor. Ölçülecek göstergeleri, parametreleri veya değişkenleri bilmek gerekir. Bu adım, olası düzeltmeleri ve acil durum planlarını yükseltmek için önemlidir.
Tüm bu aşamalar, Proje Planı olacak bir raporun hazırlanması ile sona erecektir. Bu kılavuz herkesin yolu, nasıl gidileceğini ve katkılarının ne olacağını bilmesini sağlayacaktır.
Proje planlama örneği
Bir patates cipsi fabrikası kurulmasından oluşan bir projeyi gerçekleştirmek istediğimizi düşünelim. Kasabamızın panayırlarında biz çocukken yediklerimizi pazarın talep ettiğini doğruladık. Pekala, işe koyulmanız ve izlenecek adımları iyi planlamanız gerekiyor.
Bir projenin planlamasını yapmak için aşamaları takip ettiğimizi görüyoruz. Önce ne istediğimizi tanımlıyoruz, patates cipsi fabrikasını. Daha sonra uygun olup olmadığını analiz ediyoruz, pazar araştırması yapıyoruz ve talep edilen bir ürün olduğunu doğruluyoruz. Üçüncüsü, bütçe, onları üretmek için neye ihtiyacımız olduğunu ve onu nasıl finanse edeceğimizi bilmeliyiz. Ardından iş süreçlerini ve bunların gelecekte nasıl değerlendirileceğini oluşturuyoruz.
