Bir projenin izlenmesi, yürütülmesinin doğru gelişimini doğrulamak amacıyla bir dizi eylemin performansını ifade eder.
Bu nedenle, bir projenin izlenmesi ve planlandıktan sonra projenin uygulanmasıyla başlar.
İzleme aşaması, projenin farklı aşamalarının her birinin zamanında ve biçiminde yürütülüp yürütülmediğini doğrulamaktan oluşur. Bunu yapmak için, ilk plandan sapmalar olup olmadığını bulmamıza izin veren bir dizi parametre ve değişken kullanılır.
Proje izlemenin önemi
Bu aşama, uygulamada algılanan sorunları çözmek için gerekli önlemleri oluşturmak için esastır. Daha önce bir yol haritamız ve projenin doğru çalıştığını doğrulamak için bir prosedürümüz yoksa bir şeye başlayamayız. Bu nedenle, karar verebilmek için gerekli her şeyle birlikte net, özlü ve ayrıntılı bir takip oluşturulmalıdır.
Ayrıca bir sonraki bölümde göreceğimiz gibi, bu izlemenin nasıl gerçekleştirileceğinin net bir şekilde belirlenmesi esastır. Herkesin kendisinden ne beklendiğini ve olası bir beklenmedik durumda ne yapması gerektiğini bilmesi önemlidir.
Proje izlemenin aşamaları
Şimdi, bir projenin izlenmesinde en önemli aşamaların neler olabileceğini ve temel gerekliliklerini detaylı olarak görelim.
- ölçün: İlk önce ölçmeniz gerekir. Bir şeyi kontrol etmek istediğimizde ölçüm gereklidir. Başarıyı veya başarısızlığı değerlendirmek için ne kadar ileri gidebileceğimizi veya sınırların ne olacağını bilmeliyiz. Bu nedenle, parametreleri ve değişkenleri ve bunları analiz etmek için kullanılan prosedürleri yükseltmek gerekir.
- Toplantı ve analiz: Ardından, sapmaları karşılamanız ve analiz etmeniz gerekir. Toplantılar kısa, öz ve doğrudan olmalıdır. Elinizde göstergeler ve her katılımcı için bir kopya ile konuyu konuşmalısınız. Toplantıdan sorunun ne olduğu, nedenleri ve sonuçları net bir şekilde çıkarılmalıdır.
- Çözüm arayın: Bir sonraki adımda bu sapmaları gidermek için hangi yolu izleyeceğinize karar vermelisiniz. Bu aşama için herkesin kendi alanında ve kendi grubuyla veya bireysel olarak çalışması en iyisidir. Daha sonraki bir toplantıda, bu çözümler en uygun olanı seçmek için değerlendirilecektir.
- yeniden ölçün: Son olarak tekrar ölçmeniz gerekir. Düzeltmeler yapıldıktan sonra, işe yarayıp yaramadığını görmek için analiz tekrar kullanılmalıdır. Başarılı olduysak proje devam ediyor; aksi takdirde baştan başlamak gerekecektir.
Proje izleme örneği
Ardından, bitirmek için bir örnek göreceğiz.
Ayakkabı üreten bir firma düşünelim. Bu şirket ayakkabı üretir ve bunları farklı çok markalı mağazalara dağıtır.
Bakalım süreç nasıl olacak.
Bu çizimde, bir projenin izlenmesinin nasıl gerçekleştirileceğini görebiliriz. İlk olarak, parametrelerin ve ölçüm değişkenlerinin belirlenmesi. Örneğin, üretilen ayakkabı sayısı veya satılan ayakkabı sayısı. Ardından, hangi tür ayakkabıların en iyi sonucu verdiğini kontrol etmelisiniz. Öte yandan, alıcının ilgisini çeken yeni trendleri de hesaba katmalısınız. Son olarak, tekrar kontrol etmeniz ve gerekirse düzeltici önlem almanız gerekir.
