İdari kayıt - Nedir, tanımı ve konsepti
İdari dosya, bir idari organın bir idari karar hakkında karar vermesine temel teşkil eden belgeler dizisidir.
İdari dosya, Kamu Yönetiminin bir sorunu çözmesine yardımcı olan ilgili tüm belgelerden oluşmalıdır. Yani tüm kararnameleri, anlaşmaları, testleri, görüşleri ve hatta bildirimleri içermelidir.
İdari dosyaya ait OLMAYAN belgeler
İlgisizlikleri nedeniyle idari dosyaya dahil edilmemesi gereken bazı belgeler vardır:
- Sübjektif görüşler veya değerlendirmeler içeren belgeler.
- Yeni bilgi sağlamayan yardımcı veya destekleyici hazırlık bilgileri.
- Kamu Yönetimi yetkilileri arasındaki iç iletişim.
- Zorunlu olmayan raporlar
Yönetim dosyasının özellikleri
Ana özellikler şunlardır:
- İdare tarafından resen veya bir tarafın talebi üzerine idari işlem veya takibatın başlangıcından itibaren idari işlem veya takibat toplayan tüm belgeler ile idari dosya bilgilendirilir.
- Bu dosyanın kağıt üzerinde değil elektronik olmasını teşvik ediyor.
- Bu idari dosyanın işlevini yerine getirebilmesi için kronolojik ve bireysel olarak düzenlenmiştir.
- Belgeler yaprak şeklindedir ve her bir yaprak paraflanmalıdır.
- Herhangi bir türden herhangi bir prosedürün başlangıcı, temel verilerin toplandığı o dosyanın oluşturulmasıyla başlar.
- Bu dosyalar idari işlem veya anlaşmaların sebebini getirir. Bu fiiller veya anlaşmalar mahkemelerde temyiz edilebilir. Dolayısıyla bu dosya, çekişmeli-idari yargı mercii mahkemelerinde olası bir inceleme için delil teşkil etmektedir.
Dosyanın mahkemelere gönderilmesi
Kronolojik olarak tüm işlemleri içeren bu idari dosyanın önemli bir yönü, idari işlemlere itiraz edildiğinde mahkemelere sunulmasıdır. Tüm garantileri ile bu sevkiyat nasıl yapılıyor?
- Dosya, temyiz edilen davayı dikte etmek için ona güvenen idari organ tarafından gönderilmelidir.
- Bu dosyayı idare kanunu ile belirlenen kısa süre içerisinde göndermeniz gerekmektedir.
- Dosya, aynı dosyaya dayalı idari işlemin hukuka uygun olup olmadığının tespit edilebilmesi için mahkemeye gönderilmezse, hâkim, Kamu Yönetimine itaatsizlikten dolayı para cezası verebilir.
Dosya türleri
Başlıca dosya türleri şunlardır:
- mahkeme dosyaları: İddianın sunumu ile başlarlar ve adalet görevlileri tarafından oluşturulur. Hâkimin dava dosyasına karar vermesi veya hüküm vermesi ile dosya sona erer. Bir avukatın davanızın hangi aşamada olduğunu bilmesi gerekiyorsa, yargı sürecinin tüm ayrıntılarını öğrenebilmeniz için mahkemeden dosyanın tamamını teslim etmesini isteyebilirsiniz.
- Yönetim dosyaları: Her türlü ortaya çıkabilirler. Doğası gereği disiplinli olabilir. Örneğin görevini yerine getirmeyen bir görevliye dosya açılmıştır. Ya da bir vatandaşın dilekçesini çözmek için olabilir. Örneğin vatandaşlık almak için bir dosya açıldı.
- polis dosyası: Bu dosya, doğası gereği suçtur, çünkü işlevi, yargıç önüne getirilecek bir suçun işlenip işlenmediğini bilmek için gerekli bilgileri toplamaktır ve yargı dosyasına uygundur.
