Süreç haritası, bir organizasyon içinde yürütülen tüm süreçleri ve aralarındaki ilişkileri grafiksel olarak görmenizi sağlayan bir diyagramdır.
Elbette diyagram, bir şirket içinde geliştirilen tüm süreçleri gözlemlemeyi sağlar. Aynı şekilde, süreçlerin her birini belirli bir şekilde oluşturan aşamalar. Bununla, her bir süreçle ilgili tüm yönlerin ortak vizyonu elde edilir.
Ayrıca, her bir sürecin aşamaları arasındaki tüm ilişkileri görebilirsiniz. Tüm süreçler arasındaki bağlantıların yanı sıra, hepsi süreç haritası olan tek bir grafikte yansıtılır.
Diğer bir deyişle, grafik, tüm şirket organize edilirken sistemin genel görselleştirmesini sunar. Bu, süreçleri ve karşılıklı ilişkileri yoluyla.
Bir süreç haritası oluşturma adımları
Bir süreç haritası oluşturmanın en önemli adımları şunlardır:
1. Süreçlerin sınırlandırılması
Hepimizin bildiği gibi, bir süreç çok kapsamlı olabilir, bu nedenle doğru bir sınırlandırma yapmak uygundur. Bu, bir süreci sınırlandırırken, temsil edilecek sistemin tüm unsurlarını toplayan bir şemanın geliştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Şematik, bu kapsamlı işlemin basit ve net bir şekilde görüntülenmesini sağlar.
2. Elementlerin tanımlanması
Öte yandan, bir öğe, bir süreci ve bir bütün olarak sistemi etkileyebilecek her şeydir. Firmanın altyapısı gibi unsurlar olabileceği gibi her sürecin giriş ve çıkışında ihtiyaç duyulan unsurlar da olabilir. Süreç haritası, tüm bu unsurları ve aralarında kurulan ilişkileri gösterir.
3. Operasyonel hattın tanımlanması
Benzer şekilde, operasyonel veya fonksiyonel hattın tanımlanması, her bir işlemin gerçekleştirilmesi için izlenmesi gereken sıranın gözlemlenmesini mümkün kılar. Bu nedenle süreç haritasında işletme hattında takip edilmesi gereken yapı ve güzergahlar oluşturulabilmektedir.
4. Destek süreçleri ekleyin
Elbette destek süreçleri, operasyonel ve yönetim hattının çalışmasına yardımcı olabilir. Tüm destek süreçleri, tüm sistemin performansının iyileştirilmesine yardımcı olur, bu nedenle bunları operasyonel hatta uyarlamak gerekir. Destek süreçleri genellikle idari faaliyetlerdir.
5. Sistemi etkileyen süreçleri ekleyin
Bunun yerine, bir organizasyon içinde tüm sistemin performansını etkileyebilecek süreçler vardır. Bu nedenle, bu adımda, tüm sistemi etkileyen süreç içinde tüm fonksiyonel organlar eklenir. Genel olarak tüm süreci etkileyen geri bildirim ve kalite gibi alanlar olabilir.
Bir süreç haritası neden yapılır?
Bir süreç haritasının geliştirilmesi, şirket için birçok fayda sağlayabilir, bunlardan en önemlileri şunlardır:
- Şu anda organizasyon içinde görevlerin ve işlerin nasıl geliştiğini bilin.
- Şirket içinde yapılan her şeyin kalitesini artırmak.
- Organizasyon içinde yürütülen süreçleri iyileştirin.
- Özellikle kriz zamanlarından geçerken yeni ve farklı çalışma yöntemleri yaratın ve geliştirin.
- Yapılanları ölçün ve değerlendirin. Ardından, sonuçlarla eylemleri ve performansı güçlendirin.
Süreç haritalarında kullanılan semboloji
Bir süreç haritasında çok sayıda sembol kullanılır ve her birinin bir anlamı vardır. En çok kullanılan sembollerden bazıları şunlardır:
1. Oklar
Gerçekten de oklar, akışlarda izlenen yönü gösterir. Sürecin yönünü gösterdiği için bir akış şemasının okunmasına yardımcı olur. Örneğin, soldan sağa veya yukarıdan aşağıya.
2. Dikdörtgenler
Oysa dikdörtgenler, yapılması ve gerçekleştirilmesi gereken bir işlevi temsil eder. Yapılması gereken bir eylemi, işlemi veya görevi gösterdiği için çok sık kullanılır.
3. Ovaller
Öte yandan, ovaller bir sürecin başlangıcını veya sonunu gösterir. Nerede başlayıp nerede bittiğinizi gösteren bir akış şemasındaki noktalardır. Genellikle yalnızca bir başlangıç vardır, ancak her adım için birden fazla bitiş noktası olabilir.
4. Elmaslar
Aynı şekilde pırlanta da karar verilmesi gereken önemli bir noktayı temsil eder. Evet veya hayır ile işaretlenmiş oklar genellikle bu şekilden çıkar. Elbette her elmastan sadece bir ok çıkıyor.
Başka bir deyişle, her karar noktasını evet veya hayır olarak etiketlenmiş bir ok takip eder. Başka bir seçenek doğru veya yanlış olabilir.
5. Paralelkenar
Benzer şekilde paralelkenarın kullanımı, akış diyagramlarındaki süreçlerin girdi ve çıktılarını yansıtır.
Süreç türleri
Süreç haritalarında görselleştirilebilen süreçler şunlardır:
1. Anahtar süreçler
İlk etapta, anahtar süreçler değer katmaya yöneliktir. Bu nedenle, şirketin sunduğu mal ve hizmetlerle doğrudan ilişkilidir. Bu nedenle, bu süreçlerin sonucu doğrudan müşteri tarafından takdir edilmektedir.
Tabii ki, bu süreçler anahtardır çünkü birçok işlevsel alan yürütülmek için devreye girer ve bu nedenle daha fazla kaynak gerektirir.
Ayrıca, hedeflere ulaşmaya, politikalar oluşturmaya, stratejiler kullanmaya ve şirketin genel işleyişine yardımcı olan süreçlerdir.
2. Stratejik süreçler
İkincisi, stratejik süreçler, kuruluşun nasıl çalıştığını ve değerin nasıl üretildiğini tanımladıkları için üst yönetim tarafından oluşturulur. Özellikle stratejik sürecin karar vermesinde destek görevi görürler. Stratejik süreç, organizasyonun planlamasını, strateji uygulamasını ve sürekli iyileştirilmesini içerir.
3. Destek süreçleri
Üçüncüsü, destek süreçleri kilit süreçleri ve stratejik süreçleri destekler. Tüm süreçlerin ve genel olarak şirket sisteminin hedeflerine ulaşmak için gereklidirler.
Son olarak, bir organizasyonun işleyişi ve tüm süreçleri hakkında küresel bir vizyona sahip olmak için bir süreç haritasının gerekli olduğu sonucuna varabiliriz. İşlevleri ve bunları gerçekleştiren aktörleri anlamaya ve açıkça tanımlamaya yardımcı olur. Bütün bunlar, organizasyonu, nihai bir sonuca ulaşmak için birbiriyle ilişkili süreçlerin yönetimi olarak düşünürsek.