Resmi organizasyon, planlanmış ve organizasyonun faaliyetlerini düzenlemeye izin veren bir dizi kural, yapı ve prosedür oluşturan bir organizasyondur.
Resmi örgütlenme, işbölümüne, farklı yetki düzeylerinin tanımlanmasına ve işçiler arasında iletişim kanallarının oluşturulmasına dayanır.
Yapısı ve yönergeleri, kuruluşun yöneticileri tarafından planlanır ve genellikle belgelere, standartlara, süreçlere ve organizasyon şemalarına yansıtılır.
Resmi organizasyon dışındaki ilişkiler, iş arkadaşları arasında kendiliğinden ortaya çıkan gayri resmi organizasyon olarak kabul edilir.
Resmi organizasyonun bileşenleri
- İyi tanımlanmış bir dizi kural ve prosedür: Daha önce bir amacı veya hedefi elde etmek için tasarlanmış olan.
- Hedefler ve stratejiler: Kısa ve uzun vadeli hedefler, bunlara ulaşmak için stratejilerle birlikte tanımlanır.
- sembolik durum: Yapı, üyelere konumlarına ve göreli güçlerine göre belirli bir statü verir.
- Tanımlanmış aktiviteler: Organizasyon, organizasyonun her bir üyesinin faaliyetlerini tanımlar. Yükümlülükler ve limitler belirlenir.
- İletişim kanalları: Organizasyonun hiyerarşi ve prosedürlerine uygun olması gereken tanımlanmış iletişim kanalları vardır.
- Koordinasyon prosedürleri: Organizasyonun farklı üyelerinin faaliyetlerinin koordinasyonu için prosedürler ve mekanizmalar tanımlanır.
Resmi organizasyonun kökeni
Bu tür bir organizasyonun kökeni, amaçlarına başarılı bir şekilde ulaşmak için stratejiler tanımlamaya çalışan sahipler ve yöneticiler tarafından yaratılan tasarımdır.
Bu organizasyonu tanımlayan en az üç temel unsur vardır:
- iş bölümü: İşçilerin uzmanlaşabilmeleri ve böylece daha üretken olabilmeleri için bir işi birkaç temel faaliyete bölmekten oluşur.
- bölümlendirme: Her biri belirli bir faaliyet veya hedeften sorumlu olacak şekilde aynı organizasyonda farklı departmanlar oluşturmaktan oluşur. Örneğin: pazarlama departmanı veya halkla ilişkiler departmanı. Organizasyon büyüdükçe departmanlar daha karmaşık hale gelir ve genellikle güneydeki bölümler veya alt bölümler oluşturulur.
- Kontrol: Kuruluşun faaliyetlerinin gelişimini kontrol etmek ve ölçmek için mekanizmalar oluşturmaktan oluşur.
Gayri resmi ve resmi organizasyon arasındaki ilişki
Gayri resmi organizasyon, organizasyonun üyeleri arasında iyi bir ilişki ve işbirliği yoluyla resmi organizasyonu tamamlayabilir veya güçlendirebilir. Bununla birlikte, gayri resmi organizasyon, resmi olanı da zayıflatabilir. Bu, kıskançlık, düşmanlık veya resmi olmayan rolün resmi olandan daha güçlü olduğu durumlarda ortaya çıkar.
Resmi olanın informal olanla örtüşmediği bir örnek, yerleşik organik yapıya göre bir daire başkanının olduğu, ancak pratikte herkesin bir başkasının fikir ve direktiflerini takip etmesidir. patron, çok güçlü bir kişiliğe ve liderliğe sahip.
Resmi organizasyon örneği
Aşağıdaki görselde bir şirketin resmi organizasyonunun bir parçası olarak tasarlanmış organizasyon şemasını görebiliriz:
