İç kontrol, bir şirketin kaynaklarının ve varlıklarının kontrolünün bir parçası olan ve faaliyetinin ve izlenebilirliğinin bir kaydını tutmaya yarayan bir prosedürdür..
Şirketler büyüdükçe kaynakları, varlıkları, araçları ve çalışanları ile neler olup bittiğini takip etmek giderek zorlaşıyor.
Bu nedenle faaliyetlerin yanı sıra bu kaynakların kullanımının kayıt altına alınmasını sağlayan bir mekanizmanın kurulması gerekli hale gelmiştir.
Mali kaynaklarda ve varlıklarda iç kontrol örnekleri
Mallara uygulanan bazı iç kontrol kullanımları, şirkete ait araçların giriş ve çıkış kontrolleridir. Bu, aracın aktivitesini, aşınmasını, yakıt tüketimini ve bundan sorumlu kişiyi kontrol eder.
Sürücüler, şirket araçlarıyla uğraşırken, her kilometre taşının zamanları ile birlikte yolculuğun başlangıç ve bitişinin kaydedildiği bir günlük taşımalıdır.
Diğer bir örnek ise depodaki malzemelerin stok kontrolüdür. FIFO ve LIFO sistemleri, malzeme veya envanterin tarihlerini ve türlerini bilmek için mutlaka bir iç kontrol kontrolü gerektirir. Malların amortismanı için de kullanılabilecek bir muhasebe girdisidir.
Mali kaynaklarla ilgili olarak, örneğin bu fonksiyonların görevlerinden türetilen GAV (Yönetim ve Satış Giderleri) gibi bir gider yapılmadan önce bir iç kontrol gerçekleştirilir. Ancak, dönem içinde bu icra için gerekli olanı aşmayacak şekilde kontrol edilmelidir.
Örneğin, bir aylık satış için yaprak kağıt, kurşun kalem ve yazıcı mürekkebi satın alınması gerekiyorsa, iç kontrol, bu harcama marjını korumak için aylık olarak ne kadar harcandığına dair bir tahmine sahip olmalı ve bunu her ay kontrol etmelidir.
Dahili kontrol yedeklemeleri
Kaynakların ve faaliyetlerin anlık bir kaydının yapılması gibi, kontrol edilen her bir unsurla ilgili bir dosya oluşturmak için onu arşivlemek önemlidir.
Firmaların kiralayabileceği farklı iç kontrol yazılımları vardır veya sipariş edilirse bir Microsoft Excel elektronik tablosu yeterlidir.
Kayıpları önlemek için bir sanal depolama bulutu satın alabilir ve kaybolmalarını önlemek için bu dosyaları oraya yükleyebilirsiniz.
Ayrıca sorumluluk imzalı kağıt desteğiniz varsa, bu belgeleri dijitalleştirmeniz uygundur. Örneğin, tarayıcı aracılığıyla ve ardından dijital klasörlere boşaltma yoluyla.
İç kontrol şefleri
İç kontrol eylemlerinden sorumlu kişiler düzenli, organize olmalı ve yüksek talep senaryolarında çalışabilme yeteneğine sahip olmalıdır, çünkü örneğin, aynı anda birçok unsurun kontrolüne sahip olabilirler: giderlerin mali kontrolü, stokların kontrolü, şirket varlıklarının kullanımı ve kişilerin giriş ve çıkışlarının kontrolü.
Bu tescil işleminde herhangi bir hata olursa, şirketin aktifleri ile ilgili operasyonel gerçekliğinde ve sermayesinde sapmalar olabilir. Bu nedenle iç kontrol, düzenli ve zincirleme bir operasyonlar sisteminin parçası olmalıdır.
İç kontrol, şeffaf ve güvenli izlenebilirlik süreçleri sağlayarak organizasyonun operasyonel yönetimine değerli destek sağlar.
Bu nedenle önemi, yapısı ve büyüklüğü ne olursa olsun, şirketlerin varlıklarının daha iyi bir kaydını tutmak ve lojistik sapmaların nerede olduğunu teşhis edebilmek için bir iç kontrol sistemi uygulamalarında yatmaktadır. değer zincirindeki süreçleri iyileştirmek.