Proje yönetimi, projenin baştan sona atanan tüm kaynaklarla ve planlanan zamanda geliştirilmesini sağlayan bir süreçtir.
Proje yönetimi, esas olarak deneyimlerden öğrenilen bir disiplindir. Genel olarak işletme yönetiminde olanın aksine, çok fazla ilişkili bibliyografya yoktur.
Ve projeler farklı niteliklere sahip olabilir; ticari, çevresel, yasal, eğitimsel vb. ve her alan için, projenin orijinal tasarımında, zaman içinde veya kaynaklarda genişleyen değişikliklere uğramasını etkileyebilecek kısıtlamalar ve faktörler vardır.
Proje yönetimi özellikleri
Bir tanımda belirtmek zor, ancak aşağıdaki gibi basitleştirilebilir.
Bir projenin, birkaç daha spesifik olana bölünmesi gereken bir amacı vardır. Evet, bir araştırmaya çok benzer, ancak bu durumda, her bir özel hedef için en azından aşağıdaki bileşenler bulunmalıdır:
- Uygulama vakti.
- Yürütme hedefi.
- İlişkili kaynaklar.
- Yürütme programı (örneğin, tatiller ve resmi tatiller gibi iş dışı tüm günler dahil olmak üzere Mart-Aralık arası).
- İzleme göstergeleri.
- Bu hedeften sorumlu.
Proje yönetimi için çok kullanışlı bir araç, projeyi grafiksel olarak görselleştirmenize ve aşamalarının her birini renkli olarak dağıtmanıza olanak tanıyan Gantt Grafiği'dir.
Bir diğer çok önemli nokta ise sürekli izleme ve her vaka için bir acil durum planıdır.
Projeyi tasarlarken olası risklerin ve bunların gerçekleşmesi durumunda alınması gereken önlemlerin bir listesini yapmakta fayda var. Bu, doğaçlama yapmadan hızlı hareket etmenizi sağlayacaktır.
Faaliyetlere ve bütçeye sürekli bakın
Faaliyetlerin yürütülmesi, bugüne kadarki bütçenin yüzdesi ile tutarlı olmalıdır, bu nedenle aşamaların oluşturulması önemlidir. Örneğin, üç aşamalı bir proje:
- 1: Mart-Haziran arası faaliyetlerin %30'u ve bütçenin %20'si
- 2: Haziran-Eylül arası faaliyetlerin %50'si ve bütçenin %50'si
- 3: Ekim-Aralık arası faaliyetlerin %100'ü ve bütçenin %100'ü
Yukarıdakileri ele alırsak, örneğin 2. aşamada faaliyetlerin sadece %40'ının gerçekleştirilmiş olması ve buna rağmen bütçenin %50'sinin harcanmış olması tehlikeli olacaktır. Bu, yol boyunca ayarlanması gereken kaynaklarda %10'luk bir azalma sağlayarak projeyi daha fazla değişikliğe karşı savunmasız bırakır.
Bu örneğin sahip olduğu bir diğer okuma, son çeyreğin çok çevik ve yoğun bir yürütmeye sahip olduğudur, çünkü projenin yarısı geliştirilmektedir, bu nedenle izlenmesi çok önemlidir.
Genel olarak, projelerin orantılı bir şekilde yürütüldüğünü düşünme eğilimi vardır. Yani faaliyetler dönem boyunca adil bir şekilde dağıtılır, ancak gerçekte bu, yürütülen projenin türüne bağlı olacaktır.
Bir eğitim projesi ise, mantıksal olarak bu, öğrencilerin okulda olduğu aylara göre ayarlanmalı, tatil aylarını ücretsiz veya daha az etkinlikle bırakmalıdır.
Bir başka önemli örnek de hava durumuyla ilgilidir. Örneğin, inşaat projeleri kış aylarında gecikmeler yaşar, çünkü yağmurlar veya soğuklar değişikliklere ve acil durumlara neden olur.
Kısacası proje yönetimi, çevre üzerinde ne gibi etkileri olacağını veya gelişimi sırasında ne gibi darbeler alabileceğini görmek için finansal, teknik, çevresel, yasal ve iletişimsel alanlarda bir ön değerlendirme gerektirir.
Bu nedenle, projeler her seferinde belirsizliği azaltmak ve planlanan zamanda istenen uygulamaya ulaşmak amacıyla farklı alanlardan gelen bilgilere katkıda bulunan çok disiplinli ekiplerden oluşur. Bu sonuçta başarılı bir proje yönetimi olacaktır.
