Satın alma yönetimi, bir şirketin üretim sürecini sağlamak için mal ve hizmet satın almasıdır.
Satın alma yönetiminin bir şirket için oldukça karmaşık bir süreç olduğu unutulmamalıdır. Bir satın alma yönetimi yapmadan önce, en iyi tedarikçileri arayan piyasayı incelemek gerekir. Bunun için satın alınacak mal ve hizmetlerin kalite ve fiyat koşullarının bilinmesi gerekmektedir.
Daha sonra pazarlık süreci gerçekleştirilir ve satın almaların yönetilmesi için ilgili prosedürler takip edilir. Bir şirketin satın alma yönetimi, başarılı bir sonuca ulaşmak için belirleyicidir.
Satın alma yönetimi süreci
Satın alma yönetimi sürecinde yanıtlamamız gereken en önemli sorular şunlardır:
1. Ne zaman satın alınır?
Şüphesiz, ne zaman satın alacağınızı bilmek için önce piyasayı önceden araştırmanız gerekir. Bu, tedarikçilerin piyasada sunduğu mal ve hizmetler hakkında bize bilgi sağladığından. Bu bilgilerle şirket, şirketin gereksinimlerini ve ihtiyaçlarını önceden tahmin eder. Çünkü mal ve hizmetlere ihtiyaç duyulduğunda, tedarik kaynakları zaten belirlenmiştir.
2. Ne satın alınır?
Tabii ki, satın alma süreci bir şirketin satın alma departmanında merkezileştirilmiştir. Üretim, stok ve satış alanlarının satın alma ihtiyaçları bu departmana yönlendirilir. Gereksinimleri aldıktan sonra, departman en yakın gereksinimlere öncelik verir ve satın alma yönetimi prosedürlerini gerçekleştirmeye devam eder.
Genellikle ne satın alınacağına şirketin satın alma komitesi karar verir. Bu komite şirket yöneticilerinden oluşabilir. Karar, şirketin performansı için en önemli ihtiyaçlara göre verilir.
3. Nasıl satın alınır?
Öte yandan, alınan tekliflere göre nasıl satın alınacağı belirlenir. En iyi teklifi seçmek için alınan tüm teklif teklifleri analiz edilmeli ve değerlendirilmelidir. Kararı daha etkili hale getirmek için teklifleri önceden seçmeniz önerilir. Böylece, yalnızca şirket tarafından belirlenen hedeflere en uygun teklifler incelenmeye devam eder.
4. Ne kadar satın alınır?
Aslında, ne kadar satın alınacağının belirlenmesi, tedarikçilerle yapılan müzakere sürecinden sonra gerçekleşir. Tedarikçi tarafından belirlenen minimum ve maksimum satış miktarları olabilir. Fiyatlar, ödeme yöntemleri, teslimat hizmeti ve garantiler müzakere edilebilir.
5. Nereden satın alınır?
Aynı şekilde, sağlayıcılar seçildikten sonra buna karar verilir. Bunun için tedarikçilerle iletişime geçilerek ekonomik ve teknik şartlar ve sunulan satış sonrası hizmetler hakkında bilgi talep edilmektedir. Tahminler, numuneler ve kataloglar talep etmek de uygundur.
Etkin satın alma yönetiminin faydaları
İyi satın alma yönetiminin faydaları arasında şunlar yer alır:
1. Maliyet azaltma
Her şeyden önce, iyi satın alma yönetimi, şirketi gereksiz harcamalardan kurtarabilir. Bu nedenle satın alma departmanı eğitimli personelden oluşmalıdır. Böylece iyi yönetimi, tedarikçilerle olan ilişkinin güçlendirilmesini sağlar. Bu, satın alma fiyatlarının daha iyi müzakere edilmesini ve daha iyi ödeme koşullarının elde edilmesini sağlayacaktır.
Doğal olarak, daha fazla nakit akışı, daha düşük maliyetler ve buna bağlı olarak şirketin faydasını artırmak için sözleşmelerde her zaman daha iyi şartlar müzakere etmelidirler. Ayrıca her şeyin önceden planlanması gerektiği için acil alım yapmaktan kaçınmalıdırlar.
2. Malzeme ve hizmetlerin kalitesinde iyileşme
İkincisi, iyi satın alma yönetimi, şirketin sattığı nihai ürünün kalitesinde ve fiyatında bir iyileşmeye yol açan en iyi tedarikçileri belirlemeye yardımcı olur. Bu nedenle bazı şirketler sadece satın alma yönetimi sürecini değil, tüm süreçlerini iyileştirmek için tedarikçileriyle yakın işbirliği içinde çalışırlar.
Tabii ki, bir şirketin iyi kalitede ve fiyatta bir mal ve hizmet sunabilmesi için, bunu başarmak için yeterli kaynaklara ve araçlara sahip olması gerekir. Kritik durumlarda daha iyi çözümler de sağlanabilir.
3. Riskleri azaltın ve sarf malzemelerini garanti edin
Üçüncüsü, satın alma departmanı, piyasaya sunulan mal ve hizmetlerden hangilerinin şirketin hayatta kalması için belirleyici olduğunu bilmelidir. Bu nedenle üretim sürecinizi tedarik eden tedarik zincirlerini garanti altına almak için uygun önlemleri almalısınız.
4. Gelişmiş rekabet gücü
Son olarak, satın alma departmanı görevini verimli bir şekilde yerine getirirse, şirketin rekabet gücünü artırmayı başarır. İyi yönetimi maliyet düşürmeyi, yeni ürünlerin geliştirilmesini ve daha fazla müşteri memnuniyetini sağladığından. Bütün bunlar, hiç şüphesiz, şirketin rekabet gücünü önemli ölçüde artırıyor.
Satın alma departmanı fonksiyonları
Satın alma departmanının gerçekleştirmesi gereken en önemli işlevler arasında şunları buluyoruz:
- Pazarı araştırın: Piyasada meydana gelen değişiklikleri araştırmalısınız. Fiyatlardaki değişiklikler, rekabetin kullandığı trendler ve yeni ürünlerin ortaya çıkması gibi.
- Dahili müşterilere tavsiyede bulunun: Kaliteli bir ürün sunabilmeniz için firmanın diğer departmanları ile yakın iletişim içinde olmanız gerekir. Dahili müşterilere, harici müşterilere daha iyi bir ürün veya hizmet sunmalarını tavsiye eder.
- Tedarikçileri seçin: Pazara son derece rekabetçi ürünler getirebilmek için en iyi tedarikçileri seçmelisiniz. İyi tedarikçiler daha iyi fiyatlar, daha iyi kalite ve daha iyi teslimat süreleri sağlar.
- Fiyat ve kalite pazarlığı: Şirket için maliyetleri azaltmak için kalite ve fiyat koşullarını, ödeme ve teslimat şekillerini müzakere edin.
Son olarak, satın alma yönetiminin şirketlerin piyasaya sunduğu mal ve hizmetlerin sunumunda temel bir etkisi olduğunu söyleyeceğiz. Satın alma yönetimi, şirketin düzgün çalışması için ihtiyaç duyduğu tüm malzemeleri sağlamaktan sorumludur. Yani, dış müşteriye daha fazla memnuniyet sunmak için şirketin iç müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamalıdır.