Bir projenin kapsamı, projeyi sonlandırmak için gerekli süreçler kümesidir. Bu anlamda tasarımı, yürütülmesi ve kontrolü gibi süreçler. Kapsam, projedeki paydaşlar tarafından belirlenir.
Bir kuruluş bir proje düşündüğünde bazı ön değerlendirmeler yapmalıdır. Bu, projenin finansal değerlendirmesi, yasal, çevresel, sosyal, ekonomik değerlendirmeler vb. Nihayet açıklanan bu değerlendirmelerden olumlu sonuçlar alınıncaya kadar projenin başlatılmasına karar verilir.
Ancak evrime ek olarak, bir projeye başlamak aynı zamanda projenin eylem yarıçapının ne olacağını ve onu yürütmek için gereken her şeyi tanımlamak anlamına gelir. Bu nedenle kapsamını bilmek ve önceden tanımlamak önemlidir.
Hedeflerin kapsamı
Bir proje, bir sorunu çözme, bir organizasyonun durumunu iyileştirme yönteminden, gelecekte fayda sağlayacak bir şeye yapılan yatırıma kadar olabilir. Ancak projenin organizasyonun tüm yönlerini değil, sadece hedeflerinin ilişkili olduğu yönleri çözeceğini bilmek önemlidir.
Örneğin, bir şirket stokların depolanması için yeni bir depo kurmaya karar verirse, bu proje alan, stok kapasitesi, üretim (çünkü depolamak için daha fazla alana sahip olduğu için biraz daha fazla üretebilir) ve daha hızlı dağıtım sorunlarını çözecektir.
Bunun nedeni, ürünlerin daha sık sevk edilmesini sağlayacak daha fazla stok bulunmasıdır. Ancak bu proje, amaçları stok, alan ve depolama ile ilgili olduğu için üretilen ürünlerin kalitesini etkilemek zorunda değildir. Ancak önceki üretim zincirinde değil.
Paydaş kapsamı
Proje kapsamı, projeye doğrudan katıldıkları için (mühendisler, muhasebeciler, denetçiler ve yöneticiler) veya bu projeyi finanse ettikleri için projeyle ilgilenen kişilerle birlikte planlanan bir süreçtir.
Paydaşların kapsamının belirlenmesi, projeye nasıl ve ne zaman katılacaklarını tanımladığı için önemlidir.
- Tasarım ve denetim aşamasındaki mühendisler.
- Muhasebeciler icra sırasında giderleri kontrol etmek için;
- Görev yürütme aşamasında denetçiler
- Ve yatırımcılar, öncesinde, sırasında ve sonrasında, ancak yalnızca hesap verebilirlik amacıyla.
Bu, projenin kişisel takdirlerle aşırı derecede müdahale etmemesine ve her katılımcının kendilerine uygun şekilde katılmalarına izin verir.
Faaliyet alanları
Fikir, tasarım, uygulama aşamasından kapanış aşamasına kadar projenin faaliyetleri, ilgili yöneticileri, gerekli finansal ve operasyonel kaynaklarla birlikte bir listeden ve müteakip programlamadan tanımlanmalıdır. Bu anlamda, her aşamayı daha iyi izlemek için bir Gantt şeması veya proje yönetimi yazılım araçları kullanılabilir.
Faaliyetlerin kapsamı, sırayla, projenin zamanını, gerekli insanları ve onu yürütmek için finansal ve finansal olmayan kaynakları sınırlandırmaya izin verir.
Projenin kapsamı değiştirilebilir mi?
Tabii ki evet. Faaliyetler ve kaynaklar ortaya çıkabilecek olasılıklar bilinmeden planlandığından, tamamen iddialı bir temel oluşturmak çok zor olduğundan, bir projenin kapsamında değişiklikler gerektirmesi çok muhtemeldir.
Bu anlamda önemli olan, tüm ilgili tarafların onaylarını vermek ve yeni programlama ve düzenlemelerden haberdar olmak için proje kapsamındaki değişikliklere tekrar katılmalarıdır.
Ancak, öngörülemeyen birçok yönün olduğunu gösterdiğinden, bir projenin kapsamında çok fazla değişiklik yapmak iyiye işaret değildir. Bu nedenle, teknik bir planlama yetersizliğinin nedenidir.
Bu anlamda, bir proje kapsamının incelenmesinde, ilgili tarafların projeyi tanımlayacak yeterli deneyime sahip olmaması durumunda, takdirlerini ve tavsiyelerini iletmek için alanında uzman veya benzeri projelere yer verilmesi tavsiye edilir. Bu şekilde de, projeyi sürekli olarak değiştirmek zorunda kalmanın içerdiği riskleri en aza indirebiliriz. Eğer öyleyse, bununla daha fazla kaynak tüketimine maruz kalacağız, aynı zamanda bunların tamamlanma ve fayda sağlama süreleri uzayacaktı.
Bir proje kapsamındaki sorumluluklar
Yönetim kontrolünde bir ilke, her stratejik hattan sorumlu kişileri oluşturmaktır. Bu nedenle proje yönetiminde her aşamadan kimin sorumlu olacağını bilmek önemlidir. Bu sayede proje yönetiminin takibi için raporlar talep edilebilir. Ayrıca proje döngüsünün vitesinde doğru bir şekilde yürütülüp yürütülmediğini de bilebileceğiz.
Zamanda bir uzatma, kaynaklarda veya insanda bir artış gerektiğinde uyarabilecek olanlar sorumlulardır.
Kısaca bir projenin kapsamı, projeye katılan ve/veya fayda sağlayacak bir grup insanla geliştirilen, projenin zaman, kaynak, insan, amaç ve beklenen sonuçlarının ön yapısıdır.
Projenin kapsamı değişiklik gösterebilse de, projenin esnek bir şekilde ve uygulama ve sonuçlarına ilişkin gerçekçi bir bakış açısıyla planlanması tavsiye edilir. Bunun amacı, yeterli teknik titizlikle öngörülmemiş hayal kırıklıklarına maruz kalmamaktır.