Planlama süreci - Nedir, tanımı ve konsepti

Planlama, idari sürecin ilk adımıdır. Planlama, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşılmasına yardımcı olan stratejilerin tanımlanmasından oluşur.

Temel olarak planlama, yönetimde hedefler belirlemek ve bunlara ulaşmak için araçları seçmek için kullanılan bir araçtır. Bu, somut ve tanımlanmış bir hareket tarzının izlenmesini sağlar. Planlama ile ne yapılacağını, nasıl yapılacağını, nerede ve ne zaman yapılacağını ve bize ne kadara mal olacağını belirleyebilirsiniz.

Benzer şekilde, bu planlama aracı, gelecekte ne yapacağımıza şu anda karar vermemizi sağlar. Önce problem tanımlanır, sonra geçmiş analiz edilir ve takip etmemiz gereken plan çizilir.

Planlama adımları

Gerçekten de, her şirket veya kuruluş belirli bir hedefe ulaşmak için vardır. Bu nedenle misyon, şirketin şu anda varlık nedenini haklı göstermelidir. Vizyon, şirketin gelecekte ne olmayı umduğunu gösterir.

Bu nedenle, bir şirketin misyon, vizyon ve değerlerinin net bir tanımı, hizmet verdiği müşterilerin türünü, sunduğu ürünleri ve tatmin ettiği ihtiyaçları belirler. Planlama, organizasyonun bu temel yönlerine uygun olmalıdır.

Planlama sürecinde izlenecek ana adımlar şunlardır:

1. Mevcut durumu değerlendirin

İlk olarak, durum değerlendirmesi, şirket için en önemli faktörlerin bir analizini içermelidir. Bu faktörler ekonomik göstergeler, pazar eğilimleri, rekabet ve şirketin sahip olduğu kaynaklar olabilir.

Yani planlama organizasyonun çevresinden başlar. Bununla şirketin amacı belirlenir ve ulaşılması beklenen kısa, orta ve uzun vadeli hedefler tanımlanır. Fırsatlardan yararlanmaya çalışmak ve çevreden gelen tehditlerden kaçınmak.

2. Amaç ve hedeflerin tanımı

İkincisi, amaç ve hedefler, bir kuruluşun kısa, orta ve uzun vadede başarmayı umduğu en önemli şeyleri tanımlar. Hedefler açıkça tanımlanmalı, bu nedenle gerçekçi, ölçülebilir ve kuruluşla ilgili olmalıdır.

Elbette hedefler, bir şirketin tüm çalışanlarının çalışması gereken ortak noktalardır. İnsanların eylem ve faaliyetlerine yön veren kilit noktalar haline gelmek.

3. Eylem planını hazırlayın

Üçüncüsü, eğer hedeflere ulaşılacaksa, bir eylem planının tanımlanması gerekir. Eylem planı, hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken belirli faaliyetleri gösterir. Ayrıca bu somut eylemler, planın amaçlarını yerine getirmek için gerçekleştirilmesi gereken stratejiler veya taktikler olabilir.

4. Kaynak tahsisi

Dördüncüsü, planı gerçekleştirmek için gereken kaynaklar insani, finansal, fiziksel ve maddi olabilir. Bu kaynaklar, planlamada yer alan eylemlere veya faaliyetlere uygun olarak atanmalıdır.

Bu kaynakların kesinlikle planlama sürecinde verimli bir şekilde organize edilmesi gerekecektir. Aynı şekilde, planın yürütülmesi boyunca bir kontrol süreci sürdürülmelidir.

5. Planı uygulayın

Beşincisi, yürütme, eylem planını eyleme geçirmeyi içerir. Bunun için yetki devretmek, planın hedeflerine ulaşmak için aynı şekilde görev ve sorumluluklar vermek gerekir. Planın uygulanması boyunca, gerektiğinde geri bildirim verilebilir.

6. Kontrol

Son olarak, hedeflere ulaşılabilmesi için planlama sürecinde kontrol gereklidir. Bu nedenle faaliyetlerin nasıl yürütüldüğü ve hedeflere nasıl ulaşıldığı takip edilmelidir.

Planlama ilkeleri

Planlamanın en önemli ilkeleri şunlardır:

1. Doğruluk

Her şeyden önce, planlama sürecini gerçekleştirirken, mümkün olduğunca açık ve kesin yapılmalıdır. Çünkü plan, yapılacak somut eylemlere rehberlik etmelidir. Bu nedenle, yaygın veya çok genel olmaması için mümkün olduğunca spesifik olmalıdır. Bu şekilde hedeflere verimlilik ve etkinlikle ulaşılması mümkün olacaktır.

Benzer şekilde, kesinlik, yürütmede doğaçlama veya belirsizliği önler. Planın işlemesi için gerçek verilere ve kesin ve kesin akıl yürütmeye dayanması gerekir.

2. Esneklik

Organizasyonlar elbette her zaman değişmektedir, bu nedenle planlamanın değişikliklere kolayca uyum sağlamak için esnek olması gerekir. Bu nedenle plan yapıldıktan sonra oluşabilecek değişikliklere uyum sağlayabilmelidir.

Gerçekten de, her planın öngörülemeyen durumlarda bir boşluk payı olmalıdır. Yeni durumlara uyum sağlamaya izin veren yeni eylem yönergeleri bulmak.

3. Birlik

Kuruluşun her bir bölümüne belirli bir amaç veya hedef atanmasına rağmen, tüm planın ortak bir hedefe ulaşılmasına yönelik olduğunu belirtmek önemlidir. Yani, her birime özel planlar olmasına rağmen, hepsinin genel bir plana göre koordine edilmesi gerekir.

Elbette, işlevlerin, kaynakların ve faaliyetlerin yeterli koordinasyonunu sağlamak için hepsi mükemmel şekilde entegre edilmelidir. Hedeflere ulaşmak ancak bu şekilde mümkündür.

4. Fizibilite

Öte yandan plan, gerçekleştirilmesi imkansız olacak kadar iddialı olmamalıdır. Ancak o kadar iyimser değil ki, başarılması çok kolay görünüyor. Planın, organizasyonun koşullarına ve ihtiyaçlarına uyarlanarak gerçekleştirilebilmesi önerilir.

Elbette planlama gerçekçi olmalı, bu nedenle şirketin sahip olduğu deneyim ve kaynaklarla gerçeğe uygun olarak hazırlanmalıdır.

Planlama özellikleri

Planlamanın temel özellikleri şunlardır:

• Bir organizasyonda önemli kararlar almak için kullanılan bir araçtır.
• Planlama süreci, hedeflere ulaşılmasını optimize etmeye çalışır.
• Hedefleri şirketin ihtiyaçlarına ve sahip olduğu kaynaklara göre uyarlamaya çalışır.
• Gelecekteki hedeflere ulaşmak için şu anda uygulanan somut eylemleri tanımlar.
• Planlama rasyonel ve kasıtlı bir süreçtir.

Planlama türleri

Planlama süreci türleri arasında şunları buluyoruz:

1. Stratejik

Her durumda, stratejik planlama, organizasyonun genel planının eylem kılavuzlarını tanımlayan şeydir. Bir şirketin üst düzey yöneticileri tarafından gerçekleştirilir. Şirketin tamamını kapsar, genellikle orta ve uzun vadeli hedefler belirlenir ve tanımlanır.

2. Taktik

Taktik planlama ise her bir birim veya departman için özel planlar içerir ve stratejik plana tabidir. Her bölümün hareket tarzını yönlendirdikleri için çok ayrıntılı planlardır. Bu nedenle işlevsel planlama olarak da adlandırılır.

Genellikle şirketin her bir yönetim alanı için ayrıntılı planı içerir ve her zaman şirketin genel planına tabidir. Ayrıca kısa vadeli kararlarla da bağlantılıdırlar.

3. Operasyonel

Genellikle kısa vadeli planlardır ve taktik planlamayla yakından ilişkilidir. Bunlar, ticari organizasyonun en alt seviyelerinde gerçekleştirilmesi gereken eylem ve faaliyetlerdir.

Bu şekilde, operasyonel planlama, planı uygulamak için kaynakların nasıl tahsis edildiğini belirler. Her operasyonel alan için kısa vadeli bir planlamadır. İzlenmesi gereken adımları ve bunların yerine getirilmesi gereken zamanları belirler.

Sonuç olarak, bir şirketin yüksek düzeyde performans elde etmesi için planlama sürecinin gerekli olduğu söylenebilir. Peki, planlama yoluyla, ulaşılması beklenen amaç ve hedefler tanımlanır. Ek olarak, bunu başarmak için en uygun araçlar seçilebilir. Bir plan olmadan, bir şirketin sahip olduğu insan, finansal ve maddi kaynaklar yeterince yönetilemez.