Süreç analizi, bir süreci oluşturan farklı adımları tanımlayan bir metodolojidir.
Süreçteki adımların her birinin analiz edilmesinin önemli olduğunu belirtmek önemlidir, çünkü bunlardan bazıları değer katar ve diğerleri yalnızca atık üretir. Analiz, şirketin işleyişi için olumsuz olan adımları belirlemeye izin verir. Proses analizi yapılırken israfa neden olan adımların azaltılması veya ortadan kaldırılması aranır.
Öte yandan, süreçlerin nasıl işlediğini bilmek ve anlamak, şirketin rekabet gücünü artırmaya ve sağlamaya yardımcı olur. Bu, süreçlerin nasıl işlediğini genel bir şekilde incelemeye ve hatta sayısal veriler elde etmeye imkan verdiği için. Bu veriler, süreç için gereken süre, atık miktarı, kaç kişinin dahil olduğu ve gereken maliyetin göstergelerini sağlar.
Sonuç olarak süreç analizi yapılırken aranan, süreçleri oluşturan adımların birbirinden ayrılmasıdır. Ardından, sonunda düzgün çalışıp çalışmadığını belirlemek için her adımı ayrı ayrı inceleyin veya çalışmıyorsa bunları iyileştirmenin yollarını arayın.
Süreç analizinde önemli kavramlar
Her şeyden önce, bir süreç analizini daha iyi anlamak için öğrenilmesi gereken en önemli kavramlar şunlardır:
süreç nedir?
Süreç, belirli bir sonuca ulaşmak amacıyla ilgili bir dizi adım veya faaliyettir. Her süreç, çıktı elde etmek için dönüştürülen bir dizi girdi içerir. Çıktılar, sonuca veya beklenen sonuca karşılık gelir.
analiz nedir?
Artık analiz, bir bütünü veya bir birimi oluşturan bileşenlerin belirlenmesinden oluşan bir yöntemdir. Ardından bileşenlerin her birini ayırmaya devam ediyoruz. Özelliklerini, doğasını ve nasıl çalıştığını bilmek için her bileşen ayrıntılı olarak incelenmelidir.
Bir süreç analizi geliştirme adımları
Bir süreç analizi gerçekleştirmenin ana adımları aşağıdaki gibidir:
1. Süreçlerin tanımlanması
Bir süreç analizi yapmaya başlamak için önce soruna neden olan süreçleri tanımlamanız gerekir. Bu, onları geliştirmek için. İyileştirilmesi gereken süreçler, belirlenen hedefleri karşılamayan süreçler olacaktır.
2. Çalışma ekibini atayın
İyileştirilmesi gereken süreçler belirlendikten sonraki adım, bunları gözden geçirecek ve analiz edecek insan grubunu belirlemektir. En uygun olanı süreçleri bilen veya bunlarla ilgili olan kişileri seçmek olacaktır.
Çalışma ekibi şunlardan oluşmalıdır:
- Takım lideri rolünü üstlenen kişi.
- Şirketin karar verme kapasitesine sahip bir yöneticisi.
- Sürece aşina olan bir grup işçi.
- İyileştirmeleri yakından izlemek isteyen diğer departmanlardan çalışanlar.
3. Bir süreç diyagramı oluşturun
Ardından, bir süreç diyagramı çizilir. Bu diyagram, iyileştirilecek süreci grafiksel olarak görselleştirmeyi kolaylaştırır. Diyagram, süreci basit bir şekilde anlamanıza ve ekibin her bir üyesini gerçekleştirmeleri gereken görevlerden sorumlu tutmanıza olanak tanır. Bu adımda süreç analizinin başlangıç ve bitiş tarihlerinin tanımlanması uygundur.
4. Sürecin mevcut durumunu bilin
Bu adım, bir sürecin nasıl geliştiğini bilmenizi sağlar. Daha sonra, daha iyi sonuçların elde edilmesi için onu uygulamanın en uygun yolu aranmalıdır. Bir süreç iyileştirme elde etmek için, dahil olan işçilerin görüşlerini bilmek önemlidir. Sürecin verimliliğine, sürecin nihai amacının ne olduğuna ve onu etkileyebilecek engellere ilişkin sayısal verilerin de gözden geçirilmesi gerekir.
5. İyileştirme yönlerini belirleyin
Sürecin mevcut performansını öğrendikten sonra, iyileştirilmesi gereken yönlerin hangileri olduğunu belirlemek önemlidir. Geliştirilecek yönler, sürecin beklenen hedefleriyle ilişkilendirilmelidir.
6. İyileştirilmiş süreci yeniden tasarlayın
Son olarak, önceki tüm adımlar gerçekleştirildikten sonra, yeni geliştirilmiş süreç yeniden tasarlanır. Bu yeniden tasarım, yukarıda belirtilen adımlarda elde edilen tüm bilgilerle yapılabilir. Yeni sürecin yeniden tasarımı, hedeflere ulaşmaya odaklanmalıdır. Beklenen hedeflere ulaşılırsa, analiz başarılı olur ve şirket daha verimli performans gösterecektir.
Süreç analizi yapmanın faydaları
Kuşkusuz süreç analizi yapmanın amacı sadece veri ve bilgi toplamak değildir. Önemli olan, elde edilen veri ve bilgilerin süreçlerde buna uygun ve gerekli iyileştirmelerin yapılabilmesi için kullanılabilmesidir. Aksi takdirde, yalnızca zaman, emek ve kaynakları boşa harcamış olursunuz.
Bu metodolojinin kullanılmasıyla elde edilebilecek faydalar şunlardır:
- Süreçlerin kalitesini iyileştirin.
- Şirketin verimliliğini artırın.
- Uygulanan süreçlerin maliyetlerini azaltın.
- İşi ve faaliyetleri basitleştirin.
- Çalışmayı genel olarak daha verimli ve güvenli hale getirin.
Süreç analizi türleri
Süreç analizinin en önemli iki türü şunlardır:
- Süreç görev analizi: Süreç görevlerinin analizinde ana odak, insanların gerçekleştirdiği faaliyetler ve görevlerdir. Bu nedenle, bu analizde en önemli şey insanlar veya yaptıklarıdır.
- Proses ürünlerinin analizi: Ürün analizi, bir nesneye neler yapılabileceğine odaklanır. En önemli şey nesne veya ona ne yapılabileceğidir.
Tabii ki, analizde tüm sürecin adımlarının sırasını bulabilirsiniz. Bu adımlar ve bunlara karşılık gelen sıra, belirli bir semboloji kullanılarak grafiksel olarak gösterilebilir.
Süreç analizi için çalışma sayfası
Genel olarak, bir süreç analizi gerçekleştirmek için aşağıdaki sütunlara sahip olması gereken basit bir sayfa kullanabilirsiniz:
- Numara: Burada işlemin her adımına karşılık gelen numara, gerekli sıraya göre not edilir.
- Adımlar: Adımlar sütunu, bir süreçte izlenmesi gereken adımların her birini kaydetmek ve açıklamak için kullanılır.
- Akış: Süreç akışını görselleştirmek için kullanılan semboloji, akış sütununa yerleştirilir.
- Hava: Her adımın performansını kaydetmek için bu sütunda uygun bir zaman ölçüm birimi kullanılır.
- Grafik sembolleri: Bu bölümde, işlem adımlarının her birinin doğru sırası sembollerle temsil edilir.
Proses analizi çalışma sayfası aşağıdaki gibi temsil edilecektir:
Bitirirken, süreç analizinin herhangi bir şirket için çok yararlı bir metodoloji olduğunu söyleyerek bitiriyoruz, çünkü yeterli bir süreç analizi yapıldığında, mevcut süreçlerde iyileştirmeye tabi tüm adımları belirlemek ve değerlendirmek çok kolay. bir tür sorun. Ayrıca, hedeflere ulaşılabilmesi için iyileştirilmesi gereken süreçlerin yeniden tasarımının uygulanmasına yönelik kararların alınmasına yardımcı olur.