Eisenhower matrisi, yürütmeyi bekleyen görevleri gösteren, ancak bunu bu görevlerin önem derecesine göre sınıflandırarak yapan grafiksel bir temsildir. Bu sayede önem derecesine göre organize edilmelerine olanak sağlanmaktadır.
Eisenhower matrisi, iki eksenli bir çeyreğin gösterildiği grafiksel bir temsildir. Bu eksenler, her görev için gereken aciliyetin yanı sıra önem derecesini de gösterir. Bu anlamda kadran, görevleri önem derecelerine ve teslim sürelerine göre sınıflandırmamıza yardımcı olur. Aynı zamanda, diğer yandan, işin organizasyonuna izin verir, böylece bir bakışta bekleyen tüm işleri organize edebiliriz.
Eisenhower matrisi dört bloktan oluşur.
Sınıflandırması, dediğimiz gibi, görevleri, bu görevin gerektirdiği aciliyete ve önemlerine göre kurar.
Eisenhower matrisi nasıl tasarlanır?
Eisenhower matrisinin, söylediğimiz gibi, dört kadrandan oluştuğunu bilmeliyiz.
İlk çeyrekte en önemli ve acil görevler vardır. Bu anlamda, daha fazla dikkat gerektiren ve yürütülmesinde aciliyet gerektiren en önemli projelerden bahsediyoruz. Bunlar yürütmede öncelikli görevlerdir.
İkinci çeyrekte, önemli olduklarından daha az aciliyet gerektiren görevler olacaktır. Daha uzun bir süre içinde gerçekleştirilecek görevleri içeren ancak çok fazla dikkat gerektiren bir kadran, bu nedenle bu kadran işte proaktif olmamıza yardımcı olabilir. Bu görevler önleme amacıyla planlanmalıdır.
Öte yandan, üçüncü çeyrekte, önemli olmasa da daha fazla aciliyet gerektiren görevlerimiz var. Bu anlamda bu görevleri birinci çeyreğe yerleştirmemeye özen göstermeliyiz. İhtiyaç duydukları aciliyete rağmen daha az önemli olanları belirler. Bunlar başka kişilere devredilebilir.
Son olarak, dördüncü kadran ne acil ne de önemli olan görevlerden oluşur. Bu anlamda, matrisin en az önemli çeyreğinden bahsediyoruz. Peki, bu görevlerle ilgilenirken bilmeliyiz ki bunlar en son dikkat edilenlerdir. Bunlar, birçok durumda ortadan kaldırılabilir.
Daha görsel bir fikir elde etmek için, Eisenhower matrisinin nasıl görüneceğine dair bir örnek sunulmuştur:
Eisenhower matrisi nasıl çalışır?
Herhangi bir matris gibi, Eisenhower matrisinin de yazar tarafından tanımlanan ve matrisini yapmamıza ve doğru şekilde kullanmamıza yardımcı olan belirli bir işlevi olduğunu bilmeliyiz.
Bu anlamda, grafik gösteriminde gösterildiği gibi, tüm görevlerimizin önem derecesini ve aciliyetini ölçen iki eksende düzenlenmiş dört kadranımız var.
Birinci kadran, tanımında gösterildiği gibi, en yüksek önceliğe sahip olan ve bir şekilde, hedeflerimize ulaşmamızı belirleyecek olan öncelikli hedeflere ulaşmamıza yardımcı olan görevleri içerecektir. Dolayısıyla bu kadranda, acil çözüm gerektiren krizleri, hızlı çözüm gerektiren sorunları, daha büyük önem taşıyan önemli projeleri ele alacağız.
İkincisi, ikinci kadran bu önemli ama acil olmayan faaliyetlere odaklanır. Bu anlamda, yeni fırsatları gözlemlemek, ilişkiler kurmak ve diğer önemli görevlerin yanı sıra aciliyet gerektirmeyen görevleri de dahil edeceğiz.
Üçüncüsü, önemli olmayan ancak aciliyet gerektiren görevleri içeren üçüncü çeyreğimiz var. Bu çeyrekte, diğerlerinin yanı sıra müşterilerle yapılan telefon görüşmelerini, e-postaları, toplantıları, kurumsal faaliyetleri dahil edeceğiz.
Dördüncü ve son sırada, dördüncü çeyreğimiz var. Ne önemli ne de acil olan görevleri bütünleştirir, bu yüzden ona halihazırda olduğundan daha fazla önem vermeyeceğiz. Bu kadran, diğerlerinin yanı sıra, ofiste uzun süre kahvaltı yapmak, hiçbir katkısı olmayan bazı aramalar, işle ilgisi olmayan e-postalar, iş dışı etkinlikler gibi konuları içerebilir.
Bu dört kadran ile ve görevleri iyi sıralayarak, çalışanın üretkenliğini ve verimliliğini artırması amaçlanır.
Eisenhower Matrisinin Hedefleri
Söylediğimiz gibi, söz konusu matrisin uygulanması ile karşılanması gereken bir dizi hedef vardır.
Bu anlamda, esas olarak bu matris tarafından takip edilenler gibi aşağıdaki hedefleri dahil edebiliriz:
- Artan verimlilik.
- Görev yönetiminde daha fazla verimlilik ve etkinlik.
- Hedeflere zamanında ulaşmak.
- İşi daha iyi bir şekilde organize edin.
- Öncelik üzerinde daha fazla konsantrasyon.
- Kriz yönetimi.
- Disiplin.
- Kontrol.
- Görünüm.
Söz konusu matrisin uygulanmasıyla elde edilebilecek diğer birçok hedef arasında.
