Dosya, ister adli, ister idari veya polise ait olsun, bir prosedürü oluşturan bir dizi belgeye atıfta bulunur.
Herhangi bir türden herhangi bir prosedürün başlangıcı, başlangıçta temel verilerin toplandığı o dosyanın oluşturulmasıyla başlar.
Dosya, başlangıçta, işleme dahil olan kişinin kişisel verileri ile oluşturulmalıdır: kimlik numarası, adı ve soyadı (tüzel kişi olması durumunda, ticari adı), adresi ve taşınan dava için gerekli tüm ayrıntılar dışarı.
Adli bir prosedürün başlatılması sırasında, dosyalar, ihtilafın tarafları tarafından sağlanan tüm belgeleri ve uygulanmış olan kanıtları içerecektir. Aynı şekilde, bunu başlatan sebeplerin toplanacağı idari dosyalarda ve aldığı avanslarda da olur.
Adli veya idari taleplere katılabilmek veya herhangi bir alanda, hatta iş dünyasında bile gerçekleştirilen tüm eylemlerin kayıt altına alınmasını sağlayan bir organizasyonu yönetebilmek için gerekli bir belgeler bütünüdür.
Dosya türleri
Başlıca dosya türleri şunlardır:
- mahkeme dosyaları: İddianın sunumu ile başlarlar ve adalet görevlileri tarafından oluşturulur. Hâkimin dava dosyasına karar vermesi veya hüküm vermesi ile dosya sona erer. Bir avukatın davanızın hangi aşamasında olduğunu bilmesi gerekiyorsa, mahkemeden dosyanın tamamını teslim etmesini isteyebilirsiniz, böylece yargı sürecinin nasıl olduğuna dair tüm detayları öğrenebilirsiniz.
- Yönetim dosyaları: Her türlü ortaya çıkabilirler. Doğası gereği disiplinli olabilir. Örneğin görevini yerine getirmeyen bir görevliye dosya açılmıştır. Ya da bir vatandaşın dilekçesini çözmek için olabilir. Örneğin vatandaşlık almak için bir dosya açıldı.
- Polis dosyaları: Bu dosyalar suç mahiyetindedir, çünkü işlevleri bir suçun işlenip işlenmediğini bilmek için gerekli bilgileri toplamaktır ve hakim önüne çıkarılacak ve yargı dosyasına uygundur.